Kokoustyypit

Yhdistyksen kokoukset eli sääntömääräiset kokoukset

Yhdistyksen kokouksilla tarkoitetaan yhdistyksen sääntömääräisiä ja ylimääräisiä kokouksia. Ne ovat paikkoja, joissa jäsen pääsee vaikuttamaan muun muassa siihen, ketä valitaan hallitukseen ja millaista toimintaa yhdistyksessä on.

Yhdistyksen säännöistä riippuen sääntömääräisiä kokouksia ovat joko vuosikokous tai kevät- ja syyskokous. Yhdistyksen kokouksen valmisteluista vastaa hallitus ja käytännön toiminnan organisointi kuuluu puheenjohtajalle ja sihteerille. Kokouspaikalla tulee olla saatavilla säännöt, jotta voidaan tarkistaa kokouksen laillisuuteen, päätösvaltaisuuteen ja kokouksen kulkuun liittyviä asioita.

Vuosikokous tai syys- ja kevätkokous

Yhdistyksen säännöistä riippuen yhdistyksen sääntömääräisiä kokouksia ovat joko vuosikokous tai syys- ja kevätkokous. Ylimääräisiä kokouksia pidetään, jos:

• Yhdistyksen hallitus katsoo sen tarpeelliseksi.
• Yhdistyksen kokous niin päättää.
• Yhdistyksen hallitusta joudutaan täydentämään tai joku hallituksen jäsen erottamaan kesken kauden.
• Joudutaan erottamaan tai valitsemaan uusi tilin- tai toiminnantarkastaja.
• Vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.

Joissain tapauksissa yhdistyksen sääntöjen muutos tai yhdistyksen purkaminen voi edellyttää ylimääräisen kokouksen kutsumista.

Kokouksen valmistelut ja puheenjohtajan valinta

Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa yhdistyksen hallitus ja käytännön toimenpiteiden organisointi kuuluu puheenjohtajalle ja sihteerille. Yhdistyksen säännöissä määritellään miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle. Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajaksi valitaan mielellään joku muu kuin yhdistyksen puheenjohtaja. Myös yhdistykseen kuulumaton voi toimia yhdistyksen kokouksen puheenjohtajana.

Kokouspaikalla tulee olla käytettävissä yhdistyksen jäsenluettelo, jotta voidaan tarvittaessa tarkastaa läsnäolijoiden äänioikeus. Jos äänioikeus on sidoksissa jäsenmaksun suoritukseen, tulee tästäkin olla saatavilla tarvittavat tiedot. Liitto- ja järjestömuotoisissa kokouksissa osanottajien valtakirjat tai muu edustusoikeus tulee tarkastaa. Käytännössä tällaiset asiat hoidetaan ennen varsinaisen kokouksen alkamista ilmoittautumisen yhteydessä.

Kokouksessa päätettävät asiat

Yhdistyslaissa (23 §) ja yhdistyksen säännöissä määritellään, mistä asioista yhdistyksen kokouksessa on päätettävä. Päätettävät asiat voivat jakautua yhdistyksen sääntöjen mukaisesti syys- ja kevätkokouksiin esimerkiksi seuraavasti:

Muut päätettävät asia

Näiden asioiden lisäksi yhdistyksen kokouksessa on yhdistyslain (23 §) mukaan päätettävä myös seuraavista asioista:

• yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta
• kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta. Säännöissä voidaan kuitenkin määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
• yhdistyslain 30 § tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä
• yhdistyksen purkamisesta.

Jos yhdistyksessä järjestetään vain yksi sääntömääräinen kokous, vuosikokous, edellä mainitut syys- ja kevätkokouksen asiat käsitellään tässä yhdessä kokouksessa.

---

Yhdistyksen hallituksen tai johtokunnan kokoukset

Yhdistyksen hallituksella on keskeinen tehtävä yhdistyksen toiminnassa, sillä se on yhdistyksen toimeenpaneva elin. Hallitus on myös yhdistyslain määräämä toimielin. Yhdistyslain mukaan jokaisella yhdistyksellä tulee olla vähintään kolmijäseninen hallitus (Yhd L § 35) ja hallituksella on oltava puheenjohtaja ja mahdollinen varapuheenjohtaja.

Yhdistyksen hallitus voi kokoontua haluamallaan tavalla. Se voi olla perinteinen kokous tai vaikka kokonaan verkko-, sähköposti- tai puhelinkokous, jollei säännöissä määrätä toisin. Jos hallitus päättämänsä menettelyn mukaisesti tekee päätöksiä pitämättä fyysistä kokousta, kokoustamistavan käyttäminen edellyttää kaikkien hallituksen jäsenten suostumusta ja kaikilla tulee myös olla mahdollisuus osallistua vuorovaikutteisesti kokoukseen ja päätöksentekoon. Jos päätöksiä tehdään pitämättä kokousta, ne on kirjattava, varmennettava ja säilytettävä luotettavasti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että osallistujat on voitava varmentaa ja tehdyt päätökset on oltava jälkikäteenkin tallennettuna johonkin luotettavaan paikkaan. Päätösten yhteyteen on myös kirjattava, milloin ne on tehty ja kuka ne on tehnyt.

Hallituksen tehtävät liittyvät ensisijaisesti yhdistyksen kokousten valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhdistyksen johtamiseen ja yhdistyksen strategian ja suunnitteluprosessien toteuttamiseen. Yhdistyksen kokousten valmisteluun liittyviä asioita ovat ainakin talousarvion, toimintasuunnitelman, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelu. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat erityisesti toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito talousarvion mukaisesti.

Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävät liittyvät ensisijaisesti yhdistyksen kokousten valmisteluun ja toimeenpanoon, yhdistyksen johtamiseen, toiminnan arvioimiseen sekä yhdistyksen strategia- ja suunnitteluprosessien toteuttamiseen. Hallituksen sisäinen työskentely on useimmiten järjestynyt niin, että puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat asioita ja tekevät valmistelun pohjalta esityksiä hallituksen päätettäväksi. Koska hallituksessa on kuitenkin edustettuna erilaista osaamista (talous, tapahtumajärjestelyt jne.), kannattaa näitä osa-alueiden osaajia kytkeä mukaan jo asioiden valmisteluun.

Yhdistyksen kokousten valmisteluun liittyviä asioita ovat ainakin talousarvion, toimintasuunnitelman ja vuosikertomuksen valmistelu. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat erityisesti toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito talousarvion mukaisesti. Yhdistyksen kokous voi halutessaan delegoida hallitukselle omaan päätösvaltaansa kuuluvia tehtäviä esimerkiksi kiinteistön myynnin. Hallitus ei kuitenkaan voi ottaa toteuttaakseen sellaisia asioita, jotka yhdistyksen säännöt tai yhdistyslaki kieltävät.

Pienemmissä yhdistyksissä ja järjestöissä hallitus edustaa yhdistystä tekemällä sopimuksia, pitämällä yhteyksiä muihin järjestöihin ja keskeisiin sidosryhmiin ja antamalla lausuntoja. Suuremmissa järjestöissä nämä tehtävät on delegoitu toimivalle johdolle.

Hallituksen rooli taloudenpidossa

Taloudenpidossa hallituksen rooli on valvoa, että taloutta hoitamaan nimetty henkilö hoitaa asiat sovitusti ja talousarvion antamien ohjeiden mukaisesti. Hallituksen kokouksessa tulee tehdä päätökset seuraavista asioista ja niistä tulee olla merkinnät pöytäkirjassa:

• tilien avaaminen ja lopettaminen pankissa (rahalaitoksessa)
• tilien käyttöä koskevat valtuudet
• poikkeamat talousarviosta
• organisaatiossa tai sisäisessä valvonnassa tapahtuneet muutokset
• kirjanpidossa käytettävät tilikirjat
• kirjanpitäjän ja kassanhoitajan nimeäminen
• poistojen laskemisperusteet
• lainojen ottaminen.

Hallitus voi kehittää yhdistyksen toimintaa aloitteilla. Aloitteita voidaan tehdä yhdistyksen kehittämiseksi, mutta yhdistyksen toiminta-ajatuksen pohjalta voidaan aloitteita osoittaa myös viranomaistahoille, yksityiselle sektorille, lainsäätäjille ja muille järjestöille. Aloitteita tekevä yhdistys viestittää itsestään dynaamisuutta ja vireyttä.

• Allianssin, Sosten ja Valon Yhdistyksen hyvä hallintotapa -suosituksesta. Löydät lisätietoja yhdistyksen hyvästä hallinnosta.
• Opintokeskus Siviksen Yhdistystoimija-verkkomateriaalista löydät lisätietoa luottamusjohdon, toimivan johdon ja vapaaehtoisten tehtävistä yhdistyksessä.

---

Perustamiskokous ja yhdistyksen säännöt

Yhdistyksen perustamisen lähtökohtana on joukko ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneet tietyn asian harrastamisesta tai jotka haluavat yhdessä edistää hyväksi katsomiaan pyrkimyksiä. Ennen yhdistyksen perustavaa kokousta on tämän ydinjoukon valmisteltava muun muassa luonnos perustamiskirjasta ja säännöistä sekä tehtävä ehdotus yhdistyksen toimintatavoista.

Yhdistyksen perustamisen valmisteluvaihe

Valmisteluvaiheeseen kuuluvat seuraavat tehtävät:

• Laatia luonnos perustamiskirjasta ja säännöistä.
• Tehdä ehdotus yhdistyksen toimintatavoista.
• Valmistella ensimmäinen vuosikokous (toimintasuunnitelma, virkailijat).

Valmisteluvaiheessa on hyvä tutustua erilaisiin yhdistyksen sääntömalleihin, joita saa Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta. Jos perustettava yhdistys tulee olemaan osa isompaa järjestöä, on kattojärjestöllä todennäköisesti olemassa omat mallisäännöt. Tässä vaiheessa on hyvä käydä keskustelua myös yhdistyksen toimintatavoista ja ensimmäisenä toimintavuonna toteutettavista asioista. Samoin on hyvä selvittää, ketkä voivat ottaa vastuuta hallituksen puheenjohtajana ja sihteerinä. Näin asiat sujuvat helpommin varsinaisessa perustavassa kokouksessa.

Perustamiskokouksen kulku

Yhdistyksen perustamisesta on tehtävä perustamiskirja, jossa vähintään kolme yksityistä henkilöä tai oikeushenkilöä allekirjoituksellaan ilmoittaa perustavansa kyseisen yhdistyksen, liittyy yhdistyksen jäseneksi ja hyväksyy yhdistyksen säännöt.

Perustamiskirjan allekirjoittamisen jälkeen pidetään käytännössä samassa tilaisuudessa heti yhdistyksen ensimmäinen vuosikokous. Tämän jälkeen yhdistys voidaan haluttaessa ilmoittaa rekisteriin.

Yhdistyksen perustavassa kokouksessa käsitellään seuraavat päätösasiat soveltuvin osin:

• päätös yhdistyksen perustamisesta
• päätös rekisteröinnistä
• päätös keskusjärjestöön liittymisestä
• yhdistyksen säännöt
• toimintasuunnitelma
• jäsenmaksu
• talousarvio
• puheenjohtajan vaali
• hallituksen muiden jäsenten vaali
• tilintarkastajien vaali.

Käytännössä perustamiskokous etenee seuraavasti:

1. Kokouksen avaus
   Yhdistyksen perustamiseen aktiivisesti osallistunut henkilö esittelee perustettavan yhdistyksen taustoja ja tavoitteita.
2. Kokouksen järjestäytyminen
   Valitaan puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat.
3. Esityslistan hyväksyminen
   Kokouksen osanottajille on hyvä jakaa esityslista.
4. Yhdistyksen sääntöjen hyväksyminen
   Sääntöluonnos esitellään ja siihen tutustutaan pykälä pykälältä.
5. Yhdistyksen perustaminen
   Aiemmin kirjoitettu perustamiskirja allekirjoitetaan. Säännöt laitetaan perustamiskirjan liitteeksi. Tämän jälkeen käsiteltävät asiat ovat uuden yhdistyksen ensimmäisen vuosikokouksen asioita ja tämä on syytä todeta.
6. Ensimmäisen toimintavuoden toimintasuunnitelman hyväksyminen
7. Yhdistyksen jäsenmaksujen määrääminen
8. Ensimmäisen talousarvion hyväksyminen
9. Yhdistyksen puheenjohtajan, hallituksen ja mahdollisten varajäsenten valitseminen
10. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valitseminen
11. Muut asiat
12. Kokouksen päättäminen

---

Muut kokoukset (työryhmät, työvaliokunnat)

Yhdistys voi aktivoida jäseniään ja toimijoitaan perustamalla työryhmiä ja työvaliokuntia, joissa on jäseninä myös muita kuin hallituksen jäseniä. Pääsääntöisesti tällaiset ryhmät toimivat hallituksen alaisina, ne voivat olla pysyviä tai määräaikaisia. Yhteys hallitukseen voi olla moninaista: hallituksen jäsenet voivat olla jäseninä tai vetäjinä työryhmissä tai ryhmät raportoivat säännöllisesti toiminnastaan hallitukselle. Ryhmillä tulee olla selkeät tavoitteet. Ryhmän tavoitteena voi olla jonkun asian (esim. tapahtuman tai kampanjan) suunnittelu ja valmistelu, päätöksen toimeenpaneminen tai esimerkiksi yhdistyksen varainhankinnan kehittäminen. Hallitus voi delegoida tehtäviä työryhmille tai valiokunnille, mutta vastuu on aina hallituksella.

Kokousten luonne muuttuu yleensä yhdistyksen kokouksista työryhmä-tyyppisiin kokouksiin siirryttäessä seuraavasti:

• Useammat osanottajat käyttävät puheenvuoroja.
• Äänestykset vähenevät.
• Tarve yhteisymmärrykseen lisääntyy.
• Kokouksen luonne muuttuu muodollisesta keskustelevammaksi.
• Puheenjohtajan rooli muuttuu kokouksen teknisestä vetäjästä ja muodollista valtaa käyttävästä aktiiviseksi osanottajaksi, innostajaksi ja erilaisten näkökantojen kokoajaksi.

Vakiintuneet kokouskäytännöt antavat ohjeita kokouksen onnistuneeseen toteuttamiseen. Kokoustekniikan tarkoitus on toimia välineenä päätöksenteossa, mutta se ei ole tavoite sinänsä. Hallituksen kokouksen työtapa kannattaa valita kokouksen tavoitteen mukaisesti. Kun tavoitteena on konkreettinen päätös, vakiintuneet kokouskäytänteet auttavat päätöksenteossa. Kun tavoitteena on ideoida uutta, yhteistoiminnalliset menetelmät ovat aktivoivia.

Yhdistystoiminta on muutakin kuin kokouksia

Oleellista yhdistystoiminnan elävyyden kannalta on, että kokoukset eivät hallitse yhteistä toimintaa. Kokoukset ovat välineitä tuloksiin pääsemisessä ja jäseniä kiinnostavan toiminnan organisoimisessa. Joskus voi olla tarvetta myös selkeyttää, milloin pidetään kokous ja milloin ollaan koolla muutoin vain yhdistyksen toiminta-ajatuksen mukaisesti.