Kokouksen kulku

Kokouksen yleinen kulku

• Kokouksen avaus
  Kokous alkaa kolmella nuijan koputuksella, ja sen avaa kokouksen koollekutsuja, yleensä puheenjohtaja. Avaaja toivottaa osallistujat tervetulleiksi, selostaa lyhyesti kokouksen tarkoituksen ja julistaa kokouksen avatuksi.
• Järjestäytyminen – Toimihenkilöiden valinta
  Kokouksen järjestäytymisessä valitaan kokoukselle toimihenkilöt eli puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. Yhdistyksen hallituksen kokouksissa kokouksen avaa ja kokousta johtaa hallituksen puheenjohtaja.
• Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
  Laillisuutta ja päätösvaltaisuutta varten katsotaan, täyttääkö kokous laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot. Kokouksen päätösvaltaisuuden ehdot löytyvät kunkin yhdistyksen säännöistä. Yhdistyksen hallituksen päätösvaltaisuuden ehdot ovat erilaiset kuin yhdistyksen kokousten. Kokous voidaan pitää päätösvallattomanakin, mutta silloin käsitellyt asiat on vahvistettava seuraavassa päätösvaltaisessa kokouksessa.
• Menettelytavoista sopiminen
  Menettelytavoilla tarkoitetaan esimerkiksi puheenvuorojen pyytämistapaa, puheenvuorojen kestoa, ehdotusten tekemisen tapaa, jne. Pysyvissä elimissä (esimerkiksi yhdistyksen hallituksessa) kokousten toimintatavoista sovitaan järjestäytymiskokouksen yhteydessä. Kokousteknisistä menettelytavoista sovitaan erikseen suurissa kokouksissa (esimerkiksi liittokokoukset) tai kokouksissa, joissa kokoustekniikka on osallistujille vierasta.
• Esityslistan hyväksyminen
  Yhdistyslaki (23–24 §) määrää, mitkä päätettävistä asioista on mainittava yhdistyksen kokouksen kokouskutsussa. Hyvin valmistelluissa kokouksissa ehdotus esityslistasta on toimitettu osallistujille etukäteen. Kokouksen esityslista voidaan hyväksyä joko esitetyllä tavalla tai osallistujat voivat esittää muutoksia esityslistaan. Esitykset esityslistan muuttamiseksi on hyvä tehdä  tässä vaiheessa, mutta muutoksia voidaan tehdä myöhemminkin. Esityslistan muuttamista kesken kokousta ehdotetaan työjärjestyspuheenvuorossa. Esityslistaa muutetaan kokouksen päätöksellä.
• Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
  Pöytäkirjan voivat tarkistaa joko valitut pöytäkirjantarkastajat, tai esimerkiksi usein kokoontuvan hallituksen kokouksissa pöytäkirja voidaan käydä läpi seuraavassa kokouksessa. Silloin sille on oma kohtansa esityslistassa. Pöytäkirjan korjaukset merkitään meneillään olevan kokouksen pöytäkirjaan.
• Ilmoitusasiat
  Ilmoitusasiat ovat asioita, jotka annetaan kokouksen osallistujille tiedoksi ilman, että niistä tehdään päätöksiä. Tyypillisiä ilmoitusasioita ovat esimerkiksi hoidetut tehtävät, saapuneet kirjeet, tiedoksi saatavat päätökset tai tulevat tapahtumat. Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi pöytäkirjaan, mutta niistä ei normaalisti keskustella laajasti eikä tehdä päätöksiä. Mikäli asia synnyttää keskustelua, ja mikäli se vaatii päätöksen tekemistä, asia on siirrettävä joko kohtaan muut asiat tai seuraavan kokouksen varsinaiseksi päätösasiaksi.
• Päätösasioiden käsittely ja puheenvuorot
  Kokouksen varsinaiset asiat käsitellään kukin omana kohtanaan esityslistan osoittamassa järjestyksessä. Puheenjohtaja johtaa asian käsittelyä. Kokouksen tärkeimmät tavoitteet ovat yhteisymmärryksen luominen päätösasioista ja päätösten hyvä ja selkeä muotoilu. Päätökset tehdään valmistelun ja mahdollisten ehdotusten ja keskustelun pohjalta. Puheenjohtaja tai kuka tahansa muu päätösvaltainen osanottaja voi ehdottaa päätöksen tekemistä: ”Teen seuraavan päätösehdotuksen…”  Silloin kun kokouksen päätösasiasta ei keskustelemalla päästä kaikkia osallistujia tyydyttävään yhteisymmärrykseen, joudutaan turvautumaan äänestykseen (asiakysymykset) tai vaaliin (henkilökysymykset). Päätökset kirjataan pöytäkirjaan.
  
  Jäsenen oikeuksiin kuuluu saada ehdottaa päätettäviksi tarkoitettuja asioita yhdistyksen kokouksen esityslistalle. Mikäli puheenjohtaja ja/tai sihteeri eivät kuitenkaan ota ehdotettua asiaa käsiteltäväksi, jäsenellä on oikeus vaatia yhdistyksen ylimääräisen kokouksen kutsumista koolle. Koollekutsumisen ehtona kuitenkin on, että yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä yhtyy vaatimukseen asian käsittelemiseksi. Vaatimus kokouksen pitämisestä on esitettävä yhdistyksen hallitukselle kirjallisesti.
• Muut asiat
  Lopuksi käsitellään juuri ennen kokousta tai sen aikana esiin tulleet valmistelemattomat asiat. Muiksi käsiteltäviksi asioiksi ei voida ottaa yhdistyslaissa (24 §) määriteltyjä asioita, joiden käsittely edellyttää, että ne on mainittu kokouskutsussa.
• Kokouksen päättäminen
  Kun esityslistalla olevat asiat on käsitelty, kokouksen puheenjohtaja päättää kokouksen kiittäen osallistujia ja julistaen kokouksen päättyneeksi kahdella nuijan kopautuksella. Kun kokous on päätetty, sitä ei voida enää avata uudelleen tai jatkaa, vaan sen päätökset ovat lopullisia ja vain seuraavan kokouksen muutettavissa olevia.