Etäkokouksen valmistelut

Yhdistyslain päivitykset etäkokouksiin liittyen

Kesällä 2022 voimaan astunut yhdistyslakimuutoksen myötä yhdistykset voivat hallituksen tai sääntömääräisen yhdistyksen kokouksen päätöksellä sallia etäosallistumisen yhdistyksen kokoukseen, jollei tätä ole yhdistyksen säännöissä erikseen kielletty. Lakimuutos vakiinnutti hybridiosallistumisen yhdistyksen vuosikokouksiin. Hybridikokouksella viitataan kokoukseen, johon jäsen voi täysimääräisesti osallistua joko etänä tai kokouspaikalla. Täysimääräisellä osallistumisella tarkoitetaan mahdollisuutta seurata kokousta samanaikaisesti kokouspaikalla osallistuvien jäsenten kanssa, seurata siellä käytettäviä puheenvuoroja ja muita esityksiä sekä oikeutta käyttää puheoikeutta suullisesti ja äänestää kokouksen aikana.

Uutena asiana yhdistyslakiin tuli säännös täysin etänä järjestettävistä yhdistyksen vuosikokouksista. Edellytyksenä etäkokousten käyttämiselle on, että yhdistyksen sääntöjen mukaan yhdistyksen kokous on järjestettävä tai voidaan järjestää näin. Laissa ei määritellä yksityiskohtaisesti, miten etäkokoukset tulisi yhdistyksissä toteuttaa. Osallistumisoikeuden ja ääntenlaskennan oikeellisuuden varmistaminen on keskeistä etäkokouksissa. Etäosallistuvan jäsenen tulee pystyä seuraamaan kokoustapahtumia, nähdä kokousasiakirjat, osallistua suullisesti keskusteluihin sekä äänestää kokouksen mahdollisissa äänestyksissä. Hallituksen vastuulla on varmistaa, että jäsenet saavat yhdenvertaisesti riittävät ohjeistukset siitä, miten he voivat jäsenoikeuksiaan etänä käyttää.

Kokouskutsussa on mainittava etäosallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puheoikeuden käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Vinkkejä onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen

Kouluta osallistujat

Kouluta ja ohjeista hyvissä ajoin osallistujat käyttämään kaikkia etäkokouksessa käytettäviä sovelluksia, jotta osallistuminen olisi mahdollisimman yhdenvertaista ja vaivatonta itse kokouksessa. Hyviä koulutusmuotoja ovat itse käytettävät etäkokoussovellukset, webinaarit ja verkosta löytyvät ohjevideot.

Testaa tekniikka

Huolehdi asialistasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua osallistujat testaamaan verkkoyhteyttä ennen kokouksen alkamista ja varmistaa, että käytettävä laite (tietokone, tabletti tai kännykkä) ja nettiyhteys toimivat, ja samoin kuulokkeiden toiminta, äänitasot ja vaimennus ovat kohdallaan. Tarvittavat materiaalit, tiedostot ja linkit on hyvä avata valmiiksi tietokoneelle. Turhat ja tarpeettomat ohjelmat, ikkunat, selaimen välilehdet ja tiedostot kannattaa sulkea. Etäkokouksesta laaditaan muistio/pöytäkirja kuten fyysisestäkin kokouksesta.

Varmista etäkokousyhteys puhelimella

Etäyhteydet saattavat mennä poikki tai yhteyttä ei saada luotua. Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys. Yhteyden menettänyttä pyydetään ilmoittamaan asiasta ennalta sovittuun kokoustoimitsijan puhelinnumeroon, jos yhteyden palauttaminen ei onnistu. Lisäksi näitä tilanteita varten kannattaa varmistaa etäosallistujien osallistuminen tarjoammalla heille vaihtoehtoinen puhelinyhteys suoraan etäkokoussovellukseen ja kokoustoimitsijan puhelimeen, joka välittää osallistujien ääniyhteyden kokoussovellukseen.

Puheenjohtajan rooli

Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa, koska puheenvuoron antamisessa toiselle ei voida hyödyntää näköhavaintoon perustuvia vihjeitä. Puheenjohtaja huolehtii, että kokouksen alkamis- ja päättymisajankohdista pidetään kiinni.  Puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa kokouksen osallistuja seuraa kokouksen keskusteluosiota, chattia, jossa voi viestiä, mikäli yhteys esimerkiksi katkeilee.

Sovi kokouskäytänteistä ennen kokouksen alkua

Kokouksessa on hyvä sopia, että mikrofonit ja kamerat pidetään suljettuina parempien teknisten yhteyksien varmistamiseksi. Oman puheenvuoron aikana on hyvä avata mikrofoni ja kuvayhteys aidomman viestin välittämiseksi ja yhteisöllisyyden vahvistamiseksi.

Puheenvuoropyynnöistä on hyvä sopia etukäteen, esimerkiksi siten että ne tehdään etäkokousohjelmiston kommentointikentässä kirjoittamalla ”PV”. Tällöin puheenjohtaja tai hänen määrittelemänsä toimihenkilö jakaa puheenvuorot kommentointikentälle ja fyysisestä kokouksesta tulleiden puheenvuoropyyntöjen mukaisessa järjestyksessä. Puheenvuoron pyytäjä avaa ennakoiden mikrofonin ja videoyhteyden ja esittelee itsensä ja mahdollisesti edustamansa tahon.

Äänestystilanteista tulee sopia etukäteen, jos niistä ei ole erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Kun etäosallistujat sallitaan osaksi kokousta, käytännössä ainoaksi vaihtoehdoksi jää sähköisen äänestyksen suorittaminen. Äänestys voidaan suorittaa joko avoimena tai suljettuna (salaisena) äänestyksenä.

Avoin äänestys voidaan tehdä pienissä yhdistyksien kokouksissa kommentointikentässä ja laskea sieltä äänet. Suurissa kokouksissa kannattaa käyttää hyväksi ilmaisia tai maksullisia kyselytyökaluja. Suljetun eli ns. salaisen kyselyn tekeminen vaatii osaamista ja etukäteistietoa äänestäjien sähköpostiosoitteista tai puhelinnumeroista, mutta on mahdollinen monella työkalulla.

Osallista

Etäkokouksen vuorovaikutuksen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin asiasisällön valmistelu. Hyvä kokousasenne ja halu edistää kokouksen onnistumista syntyy, kun kokouksen tarve ja tavoite ovat etukäteen tiedossa. Osallistujat kannattaa myös huomioida tutustumis- ja kuulumiskierroksilla, aktivoivilla tehtävillä sekä palautemahdollisuudella kokouksen lopussa.  Miten tehostaa virtuaalikokouksia? -videolla esitellään muutamia ideoita osallistujien aktivoimiseen.