Toimihenkilöt
Kokouksen toimihenkilöitä ovat puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat.
Kokouksen puheenjohtaja
Puheenjohtajan kokouksen vetäjänä
Puheenjohtaja valmistautuu kokoukseen syventymällä esityslistaan ja usein myös valmistelemalla ennalta esityslistan asiat ennen kokousta yhdessä sihteerin kanssa. Kokoustilanteessa puheenjohtaja ohjaa työskentelyä esityslistan mukaan. Kokouksessa puheenjohtaja johtaa kokousta antamalla puheenvuoroja, esittelemällä asioita, tekemällä yhteenvetoja, rohkaisemalla mielipiteiden esittämiseen ja luomalla päätöstä varten yhteisen kannan päätösasioista. Puheenjohtaja myös ohjaa äänestyksen tai vaalin toimittamisen. Puheenjohtaja huolehtii kokouksessa myös ajankulusta.
Puheenjohtajan on hyvä tuntea kokoustekniikka, yhdistyslaki sekä yhdistyksen säännöt ja niissä erityisesti ne kohdat, jotka mahdollisesti määräävät kokouksen työskentelystä. Puheenjohtajan roolissa korostuvat myös kyky innostaa uusien näkökulmien löytämiseen ja osallistujien tasavertaisesta osallistumisesta huolehtiminen. Yhdistyksen vuosikokouksessa on suotavaa, ettei istuvan hallituksen puheenjohtaja toimi kokouksen puheenjohtajana, vaan kokoustilanteessa valitaan puheenjohtaja mieluiten hallituksen ulkopuolelta.
Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot siinä järjestyksessä, kun niitä on pyydetty. Poikkeuksen tekevät etuoikeutetut puheenvuorot. Puheenjohtajan tehtävien hoitoa auttaa puheenjohtajan muistilista, johon hän kirjaa pyydetyt puheenvuorot sitä mukaa kuin puheenvuoroja pyydetään. Keskustelu päätösasiasta saattaa toisinaan johtaa niin vilkkaaseen keskusteluun, että pyydettyjen puheenvuorojen kirjaamisessa saa olla tarkkana. Kun puheenvuoro on pidetty, puheenjohtaja voi kirjata myös keskeisen asian kyseisen puheenvuoron pyytäjän nimen kohdalle. Samoin ehdotusten kannatus voidaan kirjata näin ylös.
Puheenjohtaja kokouksen osallistujana
Jos puheenjohtaja on yhdistyksen jäsenen, hän on yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa myös tasa-arvoinen osallistuja, jolla on oikeus esittää mielipiteensä käsiteltävästä asiasta. Jälkimmäisessä roolissa puheenjohtajan täytyy selvästi ilmoittaa kokoukselle, että hän siirtyy puheenjohtajan roolista osanottajaksi. Tällöin hän merkitsee itselleen puheenvuoron jo pyydettyjen puheenvuorojen jälkeen. Puheenjohtaja merkitsee oman puheenvuoronsa pyytämällä: ”Voinko käyttää oman puheenvuoroni tässä?” tai ”Merkitsen tähän itselleni puheenvuoron.” Näin menetellen puheenjohtaja ilmoittaa siirtyneensä tavallisen osanottajan rooliin. Puheenjohtajan roolissa ei ole korrektia käyttää puheenvuoroja ohi puhujalistan. Yhdistyksen hallituksen kokouksissa puheenjohtaja voi ottaa aktiivisesti kantaa asioihin, joista hän tietää eniten.
Puheenjohtajan muistiinpanot ja pöytäkirja
Puheenjohtajan muistiinpanot auttavat keskustelun yhteenvedon ja päätösehdotuksen muotoilussa. Jos asian käsittelyssä ei päästä yhteisymmärrykseen ja joudutaan turvautumaan äänestykseen, muistilista auttaa puheenjohtajaa ehdotusten ja äänestysjärjestyksen kokoamisessa. Isossa kokouksessa sihteeri voi avustaa puheenjohtajaa puheenvuoropyyntöjen ja ehdotusten kirjaamisessa. Muistiinpanojen avulla puheenjohtaja voi myös todeta, onko pöytäkirja oikein laadittu ja kokouksen kulun mukainen.
Yhdistyslain mukaan puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokouksen päätöksistä tehdään pöytäkirja. Pöytäkirjan kirjoittaa kokouksen sihteeri. Jos sihteeri jostain syystä laiminlyö tehtävänsä, tulee puheenjohtajan huolehtia, että pöytäkirja tulee tehdyksi. Hyviin kokouskäytäntöihin kuuluu, että yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouksista tehdään pöytäkirja, vaikka tästä ei ole erillistä mainintaa laissa tai säännöissä. Tosin yhdistyslain 8. ja 38 §:ssä mainitaan, että yhdistyksen säännöissä on mainittava, kuinka yhdistyksen hallintoa tarkastetaan. Käytännössä hallinnon tarkastaminen on mahdotonta, jos hallituksen kokouksista ei ole pöytäkirjoja. Toiminnan-/tilintarkastajille toimitetaankin juuri tämän takia paitsi tiliasiakirjat myös hallituksen pöytäkirjat.
Kokouksen sihteeri
Sihteerin tehtävät
Sihteerin tehtävät kokouksen valmisteluvaiheessa ja itse kokouksessa liittyvät kokouksen luonteeseen. Yhdistyksen kokouksen (sääntömääräinen, ylimääräinen) sihteeri valitaan kokouksessa järjestäytymisvaiheessa eli kohdassa ”kokousvirkailijoiden valinta” ellei sihteeriä ole valittu, kutsuttu tai nimetty etukäteen. Yhdistykselle valitaan yleensä sihteeri hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen sihteeri toimii useimmiten hallituksen kokouksessa sihteerinä. Ennen kokousta sihteeri on usein valmistellut kokousasiat yhdessä puheenjohtajan tai muun hallituksen kanssa sekä sopinut käytännön järjestelyistä.
Sihteeriä voi luonnehtia puheenjohtajan oikeaksi kädeksi. Kokouksessa sihteeri seuraa keskustelua ja tekee siitä muistiinpanot kirjaten mm. tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Puheenjohtajan työskentelyn helpottamiseksi myös sihteeri voi pitää listaa puheenvuoroista. Näin puheenvuorojen pyyntöjärjestys, asiasisällöt ja kannatukset voidaan tarvittaessa varmistaa yhdessä. Äänestyksessä sihteeri voi avustaa puheenjohtajaa esimerkiksi äänestysjärjestyksen laatimisessa.
Päätösten kirjaaminen ja pöytäkirjoista huolehtiminen
Päätöksen kirjaaminen vaatii sihteeriltä huolellisuutta. Puheenjohtaja voi auttaa tässä sihteeriä siten, että hän ilmoittaa päätöksen mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa sihteeri voi varmistaa käytetyn sanamuodon puheenjohtajalta. Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan. Päätösten kirjaaminen eli päätöspöytäkirja periaatteessa riittää, mutta joskus on tarkoituksenmukaista selostaa laajemmin asiasta käytyä keskustelua (selostuspöytäkirja) tai jopa kirjata se sanatarkasti kokonaan (keskustelupöytäkirja). Pöytäkirjatyyppi valitaan sen mukaan, mitä on sovittu puheenjohtajan kanssa tai mitä keskustelu edellyttää. Yhdistyslain (31 §) mukaan kokouksesta on laadittava pöytäkirja. Kokouksen jälkeen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan mahdollisimman nopeasti ja toimittaa sen liitteineen ensin kokouksen puheenjohtajan ja sen jälkeen pöytäkirjantarkastajien luettavaksi ja allekirjoitettavaksi.
Yhdistyksen hallituksen kokousten jälkeen sihteeri huolehtii, että päätöksistä menee tieto asianomaisille. Sihteeri huolehtii usein myös yhdistyksen tiedotusasioista, jos yhdistyksellä ei ole tiedottajaa. Työryhmien, tiimien ja vastaavien kokouksissa on ryhmillä joko oma sihteeri tai sihteeri valitaan kullakin kerralla erikseen.
Pöytäkirjantarkastajat
Yhdistyslain (31 §) mukaan vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön on tarkastettava tai yhdistyksen itsensä on hyväksyttävä kokouksessa tehdyistä päätöksistä laadittu pöytäkirja. Yhdistysten sääntömääräisissä ja ylimääräisissä kokouksissa käytetään yleensä pöytäkirjantarkastajia, jotka valitaan kokouksen järjestäytymisen yhteydessä.
Pöytäkirjantarkastajien tehtävä on pöytäkirjan puhtaaksi kirjoituksen ja puheenjohtajan allekirjoituksen jälkeen tarkastaa, että pöytäkirjaan on kirjattu oikein kaikki kokouksessa tehdyt päätökset ja kokoustapahtumat. Pöytäkirjantarkastajat merkitsevät pöytäkirjan loppuun tarkastuslausunnon, päivämäärän ja omakätisen allekirjoituksensa. Mikäli tarkastajilla on huomautettavaa pöytäkirjasta, he kirjaavat huomiot tarkastuslausuntoonsa tai pyytävät sihteeriä kirjoittamaan pöytäkirjasta uuden korjatun version tarkistettavaksi.
Ääntenlaskijat
Ääntenlaskijoiden tehtävänä on laskea vaalissa tai äänestyksessä annetut äänet ja tarkistaa, mitkä äänet voidaan hyväksyä ja mitkä äänet täytyy hylätä. Ääntenlaskijat ilmoittavat kokoukselle vaalin tuloksen äänten jakautumisesta.
Ääntenlaskijat valitaan yleensä kokouksen järjestäytymisvaiheessa. Jos ääntenlaskijoita ei ole tällöin valittu, valitaan ääntenlaskijat ennen vaalimenettelystä ja vaalitavasta päättämistä vaalitoimituksen yhteydessä.