Osallistuja- ja opintorekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Opintokeskus Sivis, jota ylläpitää Opintotoiminnan Keskusliitto ry
Y-tunnus: 0201789-3
Käyntiosoite: Toinen linja 17, 00530 Helsinki
Sähköposti: toimisto@opintokeskussivis.fi
www.OpintokeskusSivis.fi
2. Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot
Sähköposti: toimisto@opintokeskussivis.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Opintokeskuksen toiminta perustuu vapaan sivistystyön lakiin (632/98) ja lisäksi toimintaa ohjaa kirjanpitolaki (1336/1997). Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimukseen perustuva tarve toteuttaa henkilön osallistuminen koulutukseen. Sivis tai sen jäsenjärjestö koulutuksen toteuttajana käyttää osallistujan henkilötietoja koulutuksesta tiedottamiseen, koulutuksen järjestämiseen liittyvien palvelujen tuottamiseen ja koulutuksen osallistujapalautteen keräämiseen. Arkaluonteisten tietojen kuten erityisruokavalion, liikkumisrajoitteen tai muun henkilökohtaisen tuen tarpeen osalta perusteena on henkilön oma suostumus.
Siviksellä on oikeutettu etu henkilön opintosuoritustietojen ja todistusten ylläpitoon sekä tilastojen ja selvitysten tuottamiseen Tilastokeskukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Opetushallitukselle. Sivisverkko on Siviksen ja sen jäsenjärjestöjen käyttämä vapaan sivistystyön koulutusten ohjaus- ja hallinnointijärjestelmä. Ilmoittautumalla Opintokeskus Siviksen tai sen jäsenjärjestön koulutukseen henkilöstä tulee rekisteröity henkilö Sivisverkossa.
4. Rekisterin tietolähteet ja tietosisältö
Tiedot kerätään osallistujalta koulutuksen ilmoittautumislomakkeella Sivisverkossa. Koulutuksen osallistuja saa sähköpostiinsa automaattiviestin koulutukseen ilmoittautumisesta ja ohjeet käyttäjätunnuksen luomisesta Sivisverkkoon. Osallistuja voi muokata omia henkilötietojaan tai peruuttaa ilmoittautumisensa koulutukseen Sivisverkossa. Osallistujalta edellytetään vahvaa tunnistautumista, jos hän antaa suostumuksensa opintosuorituksen siirtämiseen Sivisverkosta Opetushallituksen Oma opintopolku -palveluun tai tallentaa itselleen suorittamansa koulutuksen todistuksen. Jos koulutuksen toteuttajalla on joku muu ilmoittautumisjärjestelmä käytössään, voi toteuttaja lisätä osallistujien tiedot Sivisverkossa olevaan koulutukseen.
Osallistujan tietosisältö
- henkilötiedot: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, taustayhteisö, tunnistautuminen
- tilastotiedot: sukupuoli, syntymävuosi, koulutustausta, pääasiallinen toiminta ja äidinkieli. Näitä tietoja käsitellään vain laajoina massatietoina Siviksen ja Tilastokeskuksen välillä.
- muut tiedot: koulutuskohtaiset lisätiedot (erityistarpeet koulutuksen osallistumiseen mm. apuväline, allergia, erikoisruokavalio), markkinointilupa, yhteystiedot
Opintosuoritusten tietosisältö
- koulutuksen tiedot: nimi, ajankohta, toteuttaja, osallistumisen tila
- todistus: osallistujan nimi, henkilötunnus, koulutuksen nimi ja laajuus, ajankohta, suorituspäivämäärä, koulutuksen kuvaus, koulutuksen järjestäjä ja toteuttaja sekä heidän edustajien sähköiset allekirjoitukset
5. Tietojen luovutukset ja siirrot
Sivis koostaa koulutusten toteumatiedoista tietoja Tilastokeskukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä Opetushallitukselle.
Koulutuksen osallistuja- ja opintosuoritustietoja voidaan siirtää rajapinnan avulla Sivisverkosta koulutuksen toteuttajan omaan tietojärjestelmään, jos koulutuksen toteuttaja toimii tietojärjestelmän rekisterinpitäjänä. Jos Siviksen jäsenjärjestö toimii keskitetysti koko järjestön osalta rekisterinpitäjänä, voidaan rajapinnan avulla siirtää keskusjärjestön tietojärjestelmään myös sen piirien ja yhdistysten/osastojen toteuttamien koulutusten osallistujatietoja. Esimerkiksi Suomen Punaisen Ristin toimiessa keskitetysti koko järjestön osalta rekisterinpitäjänä rajapinnan avulla siirretään keskusjärjestön tietojärjestelmään myös sen piirien ja osastojen toteuttamien koulutusten osallistujatietoja.
Osallistuja- ja opintosuoritustietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä tietoja käytetä suoramarkkinointiin.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sivisverkko on suojattu asianmukaisin teknisin menetelmin ja sen yhteys on salattu https-prokollan mukaisesti (hypertext transfer protocol secure). Sivisverkkoon tehdään säännöllisin väliajoin tietoturva-auditointi ulkopuolisen palveluntarjoajan toimesta ja siinä havaitut mahdolliset puutteet korjataan. Sivisverkkoon kirjautumiseen vaaditaan käyttäjätunnus, salasana ja käyttöoikeus. Koulutusten osallistujatietoja voivat käsitellä ainoastaan ne Sivisverkkoon kirjautuneet Siviksen ja järjestön koulutuksen vastuuhenkilöt, jotka tarvitsevat niihin pääsyn osana työtehtäviään. Koulutuksen osallistuja voi nähdä ja käsitellä vain omia tietojaan ja opintosuorituksiaan.
7. Tietojen säilytysaika
Osallistuja- ja opintorekisteritietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lainsäädäntö sitä edellyttää.
8. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Osallistuja voi tarkastaa omat tietonsa kirjautumalla Sivisverkkoon tai esittää tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Osallistuja voi muokata omia tietojaan kirjautumalla Sivisverkkoon. Siltä osin kuin osallistuja ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle. Osallistuja voi pyytää Sivistä passivoimaan tunnuksensa.
Osallistujalla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun osallistuja odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin osallistuja on toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään hänen antaman suostumuksen nojalla, hänellä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Osallistujalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään osallistujan suostumukseen perustuen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.
10. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa osallistujan tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään: toimisto@OpintokeskusSivis.fi
Päivitetty 6/2024.