Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntö kattaa Opintokeskus Siviksen verkkosivustojen ja asiakas- ja sidosryhmärekisterien tietosuojakäytännöt sekä verkkosivustojen evästeilmoitukset.

Lisäksi Opintokeskus Siviksellä on erillinen Osallistuja- ja opintorekisteriseloste ja Howspace-tietosuojaseloste.

1. Mitä seuraamme verkkosivustoillamme?

Verkkosivustoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä seuraavia Opintokeskus Siviksen julkaisemia verkkosivustoja:

JarjestonHallitusosaaja.fi
KaikkienMalli.fi
Kokouskaytannot.fi
OpintokeskusSivis.fi
SivisNYT.fi
Vaikuttavasti.fi

Opintokeskus Sivis ei kerää verkkosivustojen kävijätilastoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Emme käytä verkkosivustoillamme yksityisyyttä loukkaavia evästeitä, jotka keräävät henkilötietoja. Käytämme alan standardimuotoisia ulkopuolisia evästeitä, kuten Google Analyticsia, seuraamaan verkkokäyttäytymistä ja keräämään yhdistettyjä tilastotietoja seuraavasti:

Seuraamme verkkosivustojemme käyntien määrää, kunkin kävijän tulopaikkaa (eli verkkosivua, josta tulit verkkosivustollemme) ja kunkin kävijän poistumispaikkaa (eli verkkosivua, jolle menet verkkosivustomme jälkeen).

IP-osoitteeseesi yhdistettyä evästettä säilytetään laitteellasi enintään kaksi (2) vuotta. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkoselain tallentaa laitteellesi. Niiden avulla voimme seurata, palaatko verkkosivustoillemme.

Keräämme verkkosivustoillamme SivisNYT-verkkojulkaisun tilauksen yhteydessä tilaajan sähköpostiosoitteen ja kirjatilauslomakkeella tilaajan yhteystiedot. Muita yksilöityjä tietoja verkkosivustoillamme ei kerätä.

1.2. Evästeiden hallinta

Evästeemme eivät tallenna taloudellisia tietoja tai tietoja, joista voi tunnistaa sinut suoraan (kuten nimeä tai osoitetta). Evästeiden avulla verkkosivustomme saavat vain tietoja verkkokokemuksestasi. Jos et halua meidän seuraavan näitä tietoja, voit asettaa selaimesi hylkäämään evästeet. Katso ohjeet evästeiden poistamiseen ja hylkäämiseen Internet-selaimesi käyttöohjeista. Huomaa, että evästeiden hylkääminen voi vaikuttaa verkkosivustojen käyttökokemukseen ja estää sinua hyödyntämästä joitakin sivujen toimintoja ja palveluja.

Ulkopuolinen sisältö ja evästeet

Käyttäessäsi Siviksen verkkosivustoja saatat nähdä ulkopuolista sisältöä, kuten Google Maps -palvelun avulla esitettävän toimipaikkakartan. Lisäksi tarjoamme mahdollisuuden osallistua toimintaamme ja jakaa tietoja muille sosiaalisissa verkostoissa, kuten Facebookissa, Instagramissa ja X-palvelussa.

Verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä ulkopuolisille verkkosivustoille. Jos seuraat linkkiä ulkopuoliselle verkkosivustolle, huomaa, että näillä verkkosivustoilla on omat yksityisyys- ja evästekäytäntönsä. Opintokeskus Sivis ei ole vastuussa ulkopuolisten sivustojen käytännöistä. Tarkasta ulkopuolisten verkkosivustojen käytännöt ennen kuin lähetät niihin esim. henkilötietoja.

2. Asiakas- ja sidosryhmärekisterimme tietosuojakäytännöt

2.1. Rekisterinpitäjä

Opintokeskus Sivis, jota ylläpitää Opintotoiminnan Keskusliitto ry
Y-tunnus: 0201789-3
Käyntiosoite: Toinen linja 17, 00530 Helsinki
Sähköposti: toimisto@opintokeskussivis.fi
www.OpintokeskusSivis.fi

2.2. Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Sähköposti: toimisto@opintokeskussivis.fi

2.3. Rekisterin nimi

Opintokeskus Siviksen asiakasrekisteri, joka koostuu koulutuksen ohjausjärjestelmä Sivisverkon asiakas- ja kouluttajarekisteristä sekä Opintokeskus Siviksen asiakasrekisteristä, jonne Sivisverkon henkilötiedot kouluttajia lukuun ottamatta siirretään automaattisesti.

2.4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opintotoiminnan Keskusliiton ja Opintokeskus Siviksen koulutusten ja tapahtumien järjestämisessä tarpeellisten henkilötietojen ylläpito. Opintokeskus Siviksen koulutuksista suurin osa järjestetään yhteistyössä jäsenjärjestöjen kanssa. Henkilötietoja käytetään koulutuksen suunnittelussa, hallinnoinnissa, tilastoinnissa sekä asiakassuhteiden ylläpidossa. Opintokeskuksen toiminta perustuu vapaan sivistystyön lakiin (632/98).

Rekisteriä pidetään Siviksen ja sen jäsenjärjestöjen koulutuksen vastuuhenkilöistä ja kouluttajista sekä Siviksen sidosryhmäläisistä.

a) Vastuuhenkilö (keskusjärjestön pääkäyttäjä, piirin, yhdi styksen ja koulutuksen vastuuhenkilö) luo itse käyttäjätunnuksen Sivisverkkoon tunnistautumalla omilla pankkitunnuksillaan ja hakemalla omaan organisaatioonsa käyttöoikeutta. Vastuuhenkilö lisää käyttöoikeuden itselleen Sivisverkkoon, joten tietojen käsittely perustuu suostumukseen.

b) Kouluttaja on Siviksen tai sen jäsenjärjestön koulutuksessa kouluttajana toiminut henkilö, jonka nimen ja sähköpostin koulutuksen vastuuhenkilö on lisännyt Sivisverkkoon järjestön koulutuksen yhteyteen. Kouluttajille lähetetään tieto sähköpostilla heidän tietojensa tallentamisesta Sivisverkkoon. Samalla tarjotaan mahdollisuutta liittyä Siviksen järjestökouluttajien verkostoon ja vastaanottaa tietoa Siviksen koulutuksista. Jos kouluttajaksi merkitty kieltää sähköpostiviestinnän, Siviksen toiminnasta kertovia viestejä ei enää lähetetä. Henkilötietojen käsittely perustuu oppilaitoksen oikeutettuun etuun viestiä koulutuksen toteuttamiseen liittyvistä olennaisista tiedoista.

c) Sidosryhmäläinen on Siviksen jäsenjärjestön tai yhteistyökumppanin yhteyshenkilö, esimerkiksi järjestön toiminnanjohtaja tai projektin yhteistyökumppani. Siviksellä on erillinen työntekijöiden käyttämä asiakasrekisteri, jonne Sivisverkon käyttäjien tiedot siirtyvät automaattisesti ja jonne voidaan lisätä opintokeskuksen muiden sidosryhmäläisten tietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu Siviksen oikeutettuun etuun tiedottaa sidosryhmäläisiä toiminnastaan.

Opintokeskus Siviksen asiakasrekisteriin tallennetuista henkilöistä käytetään jatkossa nimitystä rekisteröity.

2.5. Rekisterin tietosisältö

Vastuuhenkilön tiedot:
• Järjestö tai yhdistys, johon liitetään
• Etu- ja sukunimi
• Osoitetiedot
• Puhelin
• Sähköpostiosoite (käyttäjätunnus) ja muut sähköiset yhteystiedot
• Käyttöoikeudet (koulutuksen, jäsenyhteisön, piirin tai yhdistyksen vastuuhenkilö, keskusjärjestön pääkäyttäjä)

Kouluttajan ja sidosryhmäläisen tiedot:
• Organisaatio, johon liitetään
• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite

2.6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään, minkä lisäksi tietoja kerätään koulutusten suunnitelmista, käyttäjätunnushauilla, pääkäyttäjäilmoituksista sekä jäsenyhteisöiltä ja yhteistyökumppaneilta.

2.7. Säännönmukaisten tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

2.8. Rekisterin suojaaminen

Sivisverkko on suojattu asianmukaisin teknisin menetelmin ja sen yhteys on salattu https-prokollan mukaisesti (hypertext transfer protocol secure). Sivisverkkoon kirjautumiseen vaaditaan käyttäjätunnus, salasana ja käyttöoikeus.

2.9. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lainsäädäntö sitä edellyttää. Koulutuksen tietojen säilyttämisessä sovelletaan kirjapitolainsäädäntöä, jossa aineiston minimisäilytysaika on 6 vuotta koulutuksen järjestämistä koskevan kalenterivuoden lopusta lähtien. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos niitä tarvitaan johonkin oikeudelliseen menettelyyn

2.10. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

2.11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

2.12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

2.13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojakäytännössä annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojakäytännön kohdan 15 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojakäytännön kohdan 15 mukaisesti.

3. Yhteydenotot

Tätä käytäntöä koskevat kysymykset, kommentit ja pyynnöt pyydetään lähettämään osoitteeseen toimisto@OpintokeskusSivis.fi

4. Muutokset käytäntöön

Kaikki muutokset, joita teemme tähän käytäntöön, julkaistaan tässä tietosuojakäytännössä.

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty 6/2024.