2. Riskienhallintatavat
Tässä osiossa tarkastelemme erilaisia tapoja hallita riskejä. Opit, millaista suunnittelua, resursseja sekä aikaa vaativaa panostusta tarvitsette.
Riskienhallinnan tavat ja hyödyt
Riskienhallintaa saatetaan pitää vaikeana ja ylettömän monimutkaisena prosessina. Jokainen yhdistys kuitenkin tekee sitä päivittäisessä toiminnassaan. Se vaatii suunnittelua, aikaa ja resursseja. Tehokas riskienhallinta auttaa yhdistystä välttämään sudenkuoppia ja tekee yhdistyksestä vahvemman, ja se on oleellista kaiken kokoisille yhdistyksille.
Ennakointia ja varautumista
Yhdistyksen järjestäessä esimerkiksi ulkoilmatapahtumaa, kuten perhepäivää, järjestäjät miettivät, miten tehdään myyntipöydistä tarpeeksi vankkoja, pidetään myynnistä saatava käteinen turvallisesti tallessa, huolehditaan lasten leikkipaikkojen valvonnasta, toimitaan sateen sattuessa, jne. Toisin sanoen järjestäjät tekevät riskienhallintatyötä ennakoimalla ja varautumalla käytännössä erilaisiin tilanteisin.
Järjestelmällistä ennakointia
Yhdistysten tulisi ottaa järjestelmällinen ote riskienhallintaan. Sen sijaan, että reagoidaan syntyviin ongelmiin yksi kerrallaan niiden tapahtuessa ”tulipaloja sammutellen”, potentiaalisia ongelmia tai vaaroja tulisi ennakoida ennen kuin ne syntyvät. Parhaimmillaan ennakoimalla vältetään ongelmien synty kokonaan tai vähintäänkin osataan toimia mahdollisessa ongelmatilanteessa valmiin suunnitelman mukaisesti.
Riskien minimointi
Yhdistyksen tulee ensiksi pohtia, millaisia riskejä se kaikkein todennäköisimmin voisi kohdata ja millä riskillä olisi toteutuessaan vakavimmat seuraukset. Tämän jälkeen kannattaa suunnitella, miten tällaiset riskit voidaan minimoida tai välttää kokonaan. Esimerkiksi alaikäisten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittäminen, lainojen maksamisen seuraaminen ja tärkeiden tiedostojen varmuuskopiointi voivat olla järkeviä toimenpiteitä riskien minimoimiseksi.
Riskienhallintasuunnitelma
Jotta riskienhallinta saadaan osaksi yhdistyksen toimintaa, hallituksen tulee huolehtia, että asiasta laaditaan suunnitelma. Prosessille kannattaa nimetä vastuuhenkilö tai -ryhmä. Suunnitelman laatiminen vaatii aikaa, vaivaa ja resursseja, joten se kannattaa suhteuttaa yhdistyksen kokoon ja toiminnan laajuuteen. Etenkään pienten yhdistysten ei kannata vaatia itseltään täydellisyyttä: suppeakin riskienhallintasuunnitelma on rutkasti parempi kuin ei suunnitelmaa lainkaan.
Riskienhallinnan prosessikaavio
Riskienhallinnan prosessin luominen edellyttää prosessin vaiheiden ymmärtämistä ja järjestelmällistä etenemistä. Riskienhallinta on prosessi, joka vaatii säännöllistä ylläpitoa. Tästä syystä se on kuvattu alla olevassa kaaviossa syklinä. Prosessin vaiheet ovat:
- riskien tunnistaminen
- riskianalyysi
- riskien pienentäminen ja
- riskien seuranta.
Osiossa 3. Miten riskienhallinta toimii käytännössä? tutustutaan tarkemmin riskienhallinnan prosessiin ja sen vaiheisiin.
Testaa tietosi! Riskienhallinnan perusteet
Yhteenveto
Kiireisissä ja pienillä resursseilla toimivissa yhdistyksissä on suuri houkutus lakaista riskit maton alle ja toivoa, että ne vain katoavat. Se ei toimi – riskejä on hallittava paremmilla keinoilla. Riskienhallinta vaatii omistautumista ja toimintaa.
Suunnitelmallinen riskienhallinta tarjoaa monenlaista hyötyä niin pienille kuin suurillekin yhdistyksille: yhdistys voi välttää suuret haitat kokonaan tai ainakin vähentää vahinkoja. Tehokas riskienhallinta avaa mahdollisuuksia, jotka eivät mahdollisesti olisi muuten saatavilla. On olemassa useita työkaluja ja tapoja, joita voidaan käyttää prosessin luomiseen, mutta joka tapauksessa yhdistyksen tulisi valita ratkaisu, joka on juuri sille sopivin. Riskienhallintaprosessi on nelivaiheinen sykli.