4. Riskienhallinnan toiminnot ja työkalut

Tässä osiossa tutustumme Kyyhkylän kyläyhdistyksen esimerkin kautta riskienhallinnan prosessiin ja siihen, miten aiemmin esiteltyjä työkaluja kannattaa hyödyntää käytännössä.

Riskienhallinta käytännössä

Tapausesimerkki: Riskienhallinta Kyyhkylän kyläyhdistyksessä

Kyyhkylän kyläyhdistyksessä haluttiin tarttua kunnolla riskien ehkäisyyn ja hallintaan. Hallitus pyysikin yhdistyksen taloustoimikuntaa arvioimaan riskien toteutumista ja hallintaa säännöllisesti. Toimikunta kokoontuu viidesti vuodessa, jolloin se myös arvioi yhdistyksen käytössä olevia riskinhallinnan keinoja. Toimikunnassa on jäseniä yhdistyksen hallituksesta, mutta myös muutama vapaaehtoinen, jolla on kokemusta riskienhallinnasta – toinen heistä on töissä pankissa ja toinen on paikallisella tehtaalla työnjohtajana. Toimikunta raportoi havaintonsa ja arvionsa säännöllisesti hallitukselle.

Raportit sisältävät arvioita siitä, miten erilaiset riskit muuttuvat. Esimerkiksi siinä vaiheessa, kun yhdistys suunnitteli lainan ottamista kylätaloa ja siihen liitettäviä viljelypalstoja varten tarkoitetun tontin ostoon, taloustoimikunta arvioi siihen liittyneitä riskejä. Tontin ostoon liittyvät riskit olivat pitkälti taloudellisia: Mitä jos yhdistys ei pystyisikään maksamaan lainaa takaisin? Jos tämänkaltaisia vakavia riskejä nousee esiin, toimikunnan tehtävänä on ottaa ne välittömästi esiin hallituksen kanssa.

Testaa tietosi! Tunnista riskiluokat.

Alla on Kyyhkylän kyläyhdistyksen talous- ja riskienhallintatoimikunnan tunnistamia riskejä. Mihin riskiluokkaan ne kuuluvat?

  1. Hallituksen jäsenet eivät ymmärrä rooliaan, eikä eturistiriitoja ratkaista.
  2. Toimijoilla on puutteelliset ohjeet ja välineet tehtävien toteuttamiseen, eivätkä vapaaehtoiset ole motivoituneita.
  3. Yhdistys on riippuvainen yhdestä tulonlähteestä, eikä luottamusjohdolla ei ole riittävää talousosaamista. Myös yleinen korkotaso nousee.
  4. Yhdistyksen laitteet eivät toimi kunnolla ja ovat vanhentuneita. Käytössä olevat ohjelmistot eivät myöskään vastaa tarpeisiin.
  5. Valvonnan vaatimukset ovat monimutkaisia, eikä yhdistyksellä ei ole varaa maksaa lakiasiantuntijalle.
  6. Yleisö ei luota yhdistyksiin yleensä. Myös Kyyhkylän kyläyhdistyksen luotettavuus laskee yleisön silmissä.

Riskianalyysin esimerkki

Tapausesimerkki: Kyyhkylän kyläyhdistyksen riskienhallintasuunnitelma

Kyläyhdistyksen talous- ja riskienhallintatoimikunta analysoi jokaisen riskin seurausten, vakavuuden ja todennäköisyyden perusteella. Toimikunta myös tunnisti ennaltaehkäisevän toimenpiteen, joka auttaisi välttämään, estämään, pienentämään tai siirtämään riskit.

Alla näet esimerkkejä analyysistä.

Taulukon sisältö tekstinä.

Mahdollinen riskiMahdollinen vaikutusVaikutuksen vakavuusVaikutuksen todennäköisyysKontrollikeinot
Yhdistys on riippuvainen yhdestä tulonlähteestä.Tulovirta ehtyy, jos kyseinen rahoittaja lopettaa yhdistyksen tukemisen.
Kuluista huolehtiminen ja lainojen takaisinmaksu vaikeutuvat.		Suuri.Keskikokoinen (yhdistys on vastikään laatinut suunnitelman rahoituspohjan laajentamisesta – aiheesta kerrotaan enemmän tämän verkkokurssin taloutta käsittelevässä osiossa).Toteutetaan säästö-suunnitelmaa.
Toteutetaan rahoituspohjan laajentamis-suunnitelma.
Vapaaehtoisten moraalivaje.Vapaaehtoiset eroavat yhdistyksestä.
Vaikeaa rekrytoida uusia vapaaehtoisia.
Yhdistyksessä tarpeellisia tehtäviä on hankalaa saada toteutettua tehokkaasti.
Yhdistyksen maine vahingoittuu.		Suuri.Matala (vapaaehtois-koordinaattori tekee säännöllisesti kyselyitä vapaaehtoisille varmistaakseen, että he ovat hyvin tyytyväisiä tehtäviinsä).Tehdään vapaaehtoisille säännöllisesti tyytyväisyys-kyselyitä.
Kaikilla vapaaehtoisilla on tarkasti määritelty rooli.
Vapaaehtoisten työlle annetaan tunnustusta ja kiitosta säännöllisesti.
Hallituksen jäsenet eivät ymmärrä rooliaan.Hallituksen jäsenten puutteellinen ymmärrys lain mukaisista velvollisuuksis-taan.
Suunnan puute, jonka syynä on hallituksen jäsenten kyvyttömyys tehdä päätöksiä.
Kyvyttömyys noudattaa säädöksiä ja muita velvollisuuksia.		Suuri.Korkea (hallituksen jäsenistä suuri osa on vasta-alkajia).Hallituksen jäseniä koulutetaan säännöllisesti.
Annetaan kaikille hallituksen jäsenille kirjalliset tehtävän-kuvaukset.

Testaa tietosi! Valitse riskille ratkaisukeino

  1. Eturistiriitoja ei ratkaista.
  2. Vanhentuneet laitteet tai puutteelliset tarvikkeet toiminnan toteuttamiseen.
  3. Hallituksen jäseniltä puuttuu taloushallinnon osaamista.
  4. Korkotaso nousee.
  5. Lainsäädännön vaatimukset ovat monimutkaisia.
  6. Yhdistyksellä ei ole varaa hankkia asiantuntija-apua.
  7. Yleisö ei luota yhdistyksiin tai yhdistyksen luotettavuus laskee yleisön silmissä.

Riskikartoituksen esimerkki

Tapausesimerkki: Kyyhkylän kyläyhdistyksen riskikartoitus

Riskikartoitus on hyödyllinen apuväline välittämään riskeihin liittyvää tietoa kaikille sitä tarvitseville. Kartoitukseen kootaan tärkeysjärjestyksessä kaikki tunnistetut riskit sekä keinot niiden hallintaan.

Kartoitukseen kannattaa sisällyttää myös seurantasuunnitelma. Siinä määritellään, kenen vastuulla on kerätä yksittäiseen riskiin liittyvää tietoa sekä arvioida ja raportoida toimenpiteitä, ja milloin seuraava seuranta toteutetaan.

Hallituksen kannattaa tutustua riskikartoitukseen säännöllisin väliajoin saadakseen yleiskatsauksen työstä, jota riskienhallinnan parissa työskentelevän taloustoimikunnan toimintaa käytännössä tekee.

Alla on esitelty Kyyhkylän kyläyhdistyksen riskienhallintasuunnitelman yhteydessä toteutettu riskikartoitus.

Taulukon sisältö tekstinä.

Potentiaalinen riskiRiskin toden-näköisyysMahdolliset vaikutuksetRiskin pienentäminenVastuuTarkistuksen ajankohta
Yhdistys on riippuvainen yhdestä tulon-lähteestä.Korkea.Tulojen menetys, jos rahoitus menetetään.
Laiminlyönti kuluissa ja lainojen takaisin-maksussa.
Yhdistys lakkautetaan.		Yhdistyksellä on säästöjä ja voimassa oleva säästö-suunnitelma.
Suunnitelma uusien tulolähteiden etsimiseksi.		Hallitus, talouden-hoitaja, toimikunta, joka vastaa varain-hankinnasta.Seuraava hallituksen kokous.
Vapaa-ehtoisten moraalivaje.Keskitaso.Vapaa-ehtoiset lähtevät yhdistyksestä.
Uusien vapaa-ehtoisten rekrytointi on hankalaa.
Yhdistyksen toiminnan toteuttaminen on hankalaa.
Yhdistyksen maine kärsii.		Kysely-tutkimukset vapaa-ehtoisille tasaisin väliajoin.
Vapaa-ehtoisilla on selkeät roolit.
Vapaaehtoisten työ tunnustetaan, heitä kiitetään ja palkitaan tasaisin väliajoin.		Vapaaehtois-koordinaattori, hallitus.Neljännes-vuosittain.

Yhteenveto

Riskienhallintaa kannattaa tehdä siinä laajuudessa, joka on yhdistyksen oman toiminnan kannalta mielekästä ja käytännöllistä. Suuri tai rakenteeltaan monimutkainen järjestö tarvitsee yksityiskohtaisempaa ja laajempaa riskienhallinnan prosessia kuin pieni ja rakenteeltaan yksinkertainen yhdistys. Kannattaa pohtia, mitkä ovat yhdistyksen tarpeet ja osaaminen, ennen kuin ryhdytte luomaan riskienhallinnan prosessia tai jotakin työkalua. On myös hyvä arvioida säännöllisesti sitä, miten valittu riskienhallinnan menetelmä toimii, jotta prosessia voi parantaa.

Aloitussivu
Yhdistyshallinto
Taloushallinto
Varainhankinta
Viestintä
Riskienhallinta
1. Mitä riskit ovat?
2. Riskienhallintatavat
3. Miten riskienhallinta toimii käytännössä?
4. Riskienhallinnan toiminnot ja työkalut
5. Kertaus