1. Kuka vastaa taloushallinnosta?

Tässä osiossa käydään läpi yhdistyksen luottamusjohdon vastuut taloudenhallinnassa. Tutustut eri vastuuhenkilöiden tehtäviin, vastuisiin sekä velvollisuuksiin.

Taloushallinnon tehtävät yhdistyksessä

Hallitus

Hallituksen tehtävänä on valvoa, että yhdistyksen toimintaa toteutetaan sääntöjen ja jäsenten hyväksymien toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaan. Hallituksella on lopullinen vastuu yhdistyksen taloudesta, kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastaja on hallituksen ulkopuolinen ja riippumaton luonnollinen henkilö, jolla on riittävä tuntemus yhdistystoiminnan taloudellisista ja oikeudellisista asioista. Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan. Toiminnantarkastajana voi käyttää myös palkattua asiantuntijaa, mutta se ei ole välttämätöntä pienissä yhdistyksissä. Jos tilikauden aikana taloudenhoidossa herää kysymyksiä, joihin hallitus ei osaa ottaa kantaa, yhdistys voi käyttää toiminnantarkastajaa asiantuntija-apuna talouttaan koskevissa asioissa myös muulloin kuin toiminnantarkastuksen yhteydessä.

Yhdistyksen täytyy käyttää tilintarkastuslain mukaista hyväksyttyä tilintarkastajaa tai tilintarkastusyhteisöä, jos rahoittaja sitä vaatii tai jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

Taseen loppusumma on yli 100 000 €.
Kokonaistuotot ovat yli 200 000 €.
Palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä.

Taloustoimikunta

Taloustoimikunta on hallituksen alaisuudessa toimiva elin, joka seuraa ja kehittää yhdistyksen taloutta. Toimikunnan jäseniksi voidaan ottaa myös yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä, joilla on talousosaamista.

Taloushallinnon työntekijät

Jos yhdistyksellä on työntekijöitä, näillä on yleensä tärkeä rooli taloushallinnossa. Työntekijät pyörittävät yhdistyksen taloutta hallitusta konsultoiden ja noudattaen sen asettamia toimintatapoja ja säädöksiä. Tällöin yhdistys ei välttämättä tarvitse lainkaan vapaaehtoista rahastonhoitajaa.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajaksi voidaan nimittää hallituksen jäsen tai ulkopuolinen asiantuntija. Rahastonhoitaja hoitaa yhdistyksen taloutta käytännössä ja raportoi talousasioista säännöllisesti hallitukselle.

Taloushallinnon tehtäviin liittyvät vastuut

Hallitus

Hallituksen vastuulla on:

Ymmärtää roolinsa taloushallinnossa.
Varmistaa, että se saa riittävästi informaatiota valvoakseen taloudenhoitoa.
Varmistaa, että yhdistyksen sisäinen taloudenseuranta ja raportointi ovat ajan tasalla, sekä huolehtia hyvästä taloudenhoidosta.
Luoda realistinen budjetti eli talousarvio joka vuodelle ja arvioida säännöllisesti yhdistyksen taloustilanteen kestävyyttä.
Huolehtia, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukaisesti hoidettu.
Allekirjoittaa ja hyväksyä tilinpäätös.
Avustaa toiminnantarkastajaa tai tilintarkastajaa tarkastuksen suorittamisessa.

Taloustoimikunta

Taloustoimikunnan vastuulla on hoitaa hallituksen asettamat tehtävät, joihin kuuluu:

Johtaa budjetin eli talousarvion suunnittelua ja laadintaa.
Huolehtia riskienhallinnasta.
Seurata ja arvioida säännöllisesti talouteen ja riskienhallintaan liittyviä ajankohtaisia asioita.
Arvioida yhdistyksen tavoitteiden etenemistä vuoden aikana kirjanpidon raporttien pohjalta.
Huolehtia, että taloudenhoidossa noudatetaan hyviä sisäisiä toimintatapoja.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajan vastuulla on hoitaa hallituksen asettamat tehtävät, joihin kuuluu:

Valvoa budjetin eli talousarvion valmistelua.
Keskustella toiminnantarkastajien tai muiden ulkoisten sidosryhmien kanssa talousasioista.
Arvioida projektien ja tapahtumien talousvaikutuksia.
Toimia nimenkirjoitusoikeudellisena allekirjoittajana, jos säännöt tai hallitus niin määrää.
Toimia tuloja ja menoja hallinnoivana henkilönä.
Pitää hallitus ajan tasalla raportoimalla säännöllisesti yhdistyksen talousasioista.
Raportoida vuosikokouksessa kaikesta taloushallintoon liittyvästä.

Taloushallinto

Taloushallinnon työntekijöiden vastuulla on hoitaa hallituksen asettamat ja yhdistyksen linjauksissa määritellyt tehtävät, joihin kuuluu:

Valvoa talouden toteutumista suhteessa suunniteltuun budjettiin eli talousarvioon.
Muokata tarvittaessa toimintaa taloustilanteen mukaan yhteistyössä hallituksen kanssa.
Valmistella talousarvio toimintatarpeiden pohjalta.
Pitää talouden kirjanpito ajan tasalla ja raportoida taloudenhoidosta.
Noudattaa hallituksen taloushallinnolle asettamia linjauksia ja toimintatapoja.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastajan velvollisuus on:

Tarkastaa yhdistyksen talous toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Tarkastuksessa on kiinnitettävä huomiota ainakin kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimistapaan ja lainmukaisuuteen.
Tarkastaa yhdistyksen hallinto toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Tarkastuksessa on kiinnitettävä huomiota ainakin hallinnon järjestämisen tapaan, lain- ja sääntöjenmukaisuuteen sekä jäsenten yhdenvertaiseen kohteluun.
Laatia tarkastuksesta kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksen vahvistavalle yhdistyksen kokoukselle.

Tapausesimerkki: Taloushallinto Kyyhkylän kyläyhdistyksessä

Kyyhkylän kyläyhdistyksen hallitus on vastuussa yhdistyksen taloudesta. Varmistaakseen, että talousasiat hoidetaan huolella, hallitus on asettanut taloustoimikunnan. Matti on ollut yhdistyksen hallituksessa jo 15 vuotta ja on aina toiminut rahastonhoitajana. Hän on taloustoimikunnan vetäjä, mutta hoitaa monesti ylimääräisiä tehtäviä ja tekee niihin liittyviä päätöksiä itsekseen. Pääosa yhdistyksen tuloista saadaan apurahoina ja lahjoituksina suoraan tilille, mutta myös käteisellä erilaisissa tapahtumissa. Matilla on eläköidyttyään ollut aikaa kirjata ja tallettaa rahat yhdistyksen pankkitilille.

Testaa tietosi! Eri toimijoiden tehtävät

Valitse väittämä, joka mielestäsi parhaiten kuvaa kyseisen toimijan taloushallinnon tehtävää.

Yhteenveto

Taloushallinto on yhdistyksen hallituksen vastuulla. Hallitus voi kuitenkin uskoa luottamushenkilöiden, työntekijöiden tai ulkopuolisten asiantuntijoiden hoitoon taloushallinnon tehtäviä. Luottamushenkilöiden tulee olla selvillä yhdistyksen talousasioista ja arvioida niitä säännöllisesti. He ovat vastuussa yhdistyksen pitkän ja lyhyen aikavälin talouden suunnittelusta ja budjetoinnista. Hallituksen tulee varmistaa, että yhdistyksen taloustilannetta seurataan asianmukaisesti ja varoja käytetään oikein ja oikeisiin tarkoituksiin. Hallitus voi hoitaa yhdistyksen käytännön taloutta rahastonhoitajan, työryhmien, toimikuntien ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa, mutta lopullinen vastuu taloudesta on aina hallituksella kollektiivisesti.

Hyvän taloushallinnon tärkein tavoite on varmistaa, että yhdistyksen taloutta hoidetaan läpinäkyvästi ja vastuullisesti, ja että yhdistys käyttää varojaan ja resurssejaan mahdollisimman tehokkaasti. Näin se voi parhaiten ajaa jäsentensä ja edunsaajiensa etua ja palvella heitä.