3. Miten hallita talouteen liittyvät riskit?

Tässä osiossa tutustumme yhdistyksen talouden seurannan ja valvonnan keinoihin, joilla varmistetaan hyvin hoidettu taloushallinto.

Talouden seurannan ja valvonnan tärkeimmät keinot

Toimivakin yhdistystoiminta voi kohdata taloudenhallinnallisia ongelmia. Niitä voi ilmetä, jos yhdistyksellä ei ole osaavia vapaaehtoisia vastuutehtäviin tai jos hyvistä toimintatavoista lipsutaan esimerkiksi välinpitämättömyyden tai ajan puutteen vuoksi. Jos yhdistyksen taloutta hoidetaan vapaaehtoisvoimin, tuleekin vapaaehtoisten ohjaukseen ja kouluttamiseen kiinnittää erityistä huomiota.

Yhdistyksellä on käytössään monia hyviä toimintatapoja talouden seurantaan ja valvontaan.

Vastuutehtävien hajauttaminen

Vastuunjako varmistaa, ettei kenelläkään henkilöllä ole suhteettoman suurta valtaa yhdistyksen päätöksenteossa. On tärkeää, että vastuutehtävät eivät ole vain yhden henkilön tai toisiinsa sukulaissuhteen, osakkuuden tai avioliiton kautta liittyvien henkilöiden harteilla. Esimerkiksi rahastonhoitajan ja puheenjohtajan ei koskaan saa olla sama henkilö.

Päätöksenteon esteettömyys

Esteettömyyden kannalta on tärkeää, että luottamushenkilöt ovat mahdollisimman riippumattomia toisistaan, ja ettei heillä ole päätettävään asiaan luottamustehtävänsä ulkopuolisia intressejä. Tällaisessa tilanteessa luottamushenkilön tulee jäävätä itsensä päätöksenteosta eli jättää päätös muiden tehtäväksi.

Valtuuksien rajoittaminen

Valtuuksia rajoittamalla varmistetaan, että päätöksenteon eri tasoilla oikea henkilö tai henkilöt ovat tietoisia asiasta ja hyväksyvät sen. Mitä suuremmista rahasummista puhutaan, sitä tärkeämpää on varmistaa, että varojen käyttö on hyväksytty oikealla tasolla eikä yksi henkilö yksinään ole päätöksen takana.

Käteisen käsittelyn ohjeet

Kun yhdistys saa tai kerää lahjoituksia käteisenä, kyseessä on aina riskitekijä. Käteistä tulee käsitellä oikealla tavalla yhdistyksen maineen ja sen toimijoiden turvallisuuden takaamiseksi. On suositeltavaa, että käteisvarat laskisi aina kaksi henkilöä yhdessä ja varat talletetaan yhdistyksen pankkitilille viipymättä.

Säännöllinen raportointi

Säännöllinen raportointi on sisäisen seurannan kulmakivi – miten ikinä se hoidetaankaan. Ilman säännöllistä raportointia yhdistyksessä ei voida olla selvillä siitä, mitä talouden suhteen tapahtuu eikä reagoida mahdollisissa pulmatilanteissa. Hallitus ei myöskään voi tehdä informoituja ja hyviä päätöksiä ilman tietoa talousasioista.

Linjaus rahan lainaamisesta

Monien pienten yhdistysten varat eivät ole kovin suuret, ja niillä voi olla kassavirtaongelmia. On tärkeää, että yhdistyksen hallitus tekee aina päätökset mahdollisista lainoista ja päätökset kirjataan hallituksen pöytäkirjaan.

Tapausesimerkki: Kyyhkylän kyläyhdistyksen taloushallinto

Matti on Kyyhkylän kyläyhdistyksen hallituksen jäsen ja naimisissa Ullan kanssa, joka valittiin juuri hallituksen puheenjohtajaksi. Matti on ollut toiminnassa mukana jo pitkään ja on muiden vapaaehtoisten puuttuessa hoitanut rahastonhoitajan tehtävää.

Koska suurin osa hallituksen jäsenistä on kiireellisiä kokopäivätöiden ja perheen vuoksi, on yhdessä sovittu, että Matti voi allekirjoittaa yksin alle 1000 € maksuja. Tämä onkin aina sujuvoittanut yhdistyksen arkea. Eläköidyttyään Matti on ottanut hoitaakseen myös käteisvarojen kirjaamisen ja tallettamisen yhdistyksen tilille. Hän hoitaa tämän yleensä päivisin ja säilyttää käteistä kotonaan, kunnes kasassa on sen verran suuri summa, että se kannattaa viedä pankkiin.

Viime vuonna kyläyhdistys odotti pitkään sille myönnettyä apurahaa, ja yhdistyksen käytössä olevat varat olivat vähissä. Matti ja Ulla lainasivat ystävällisesti 5000 € omista rahoistaan yhdistykselle, mistä hallitus oli hyvin kiitollinen. Sittemmin laina on jo maksettu takaisin.

Kaikille on selvää, että Matti hoitaa nyt suuren osan Kyyhkylän kyläyhdistyksen päivittäisistä tehtävistä. Hän on ollut viime aikoina niin työllistetty, ettei ole löytänyt aikaa talousasioiden kuukausittaiseen raportointiin muille luottamushenkilöille. Hallitus on kuitenkin ymmärtänyt tilanteen ja on sopinut Matin kanssa, että raportit hoidetaan jatkossa puolivuosittain.

Koska yhdistyksen varat ovat jatkuvasti tiukilla, se on monesti ilmaisten palveluiden varassa. Yksi tällaisista palveluista on Matin veljen Pekan omistaman tilintarkastustoimiston tarjoama tilintarkastus ja siihen liittyvien asiakirjojen laatiminen.

Testaa tietosi! Tunnista seurannan ja valvonnan keinot.

Lue alta Kyyhkylän kyläyhdistyksen esimerkkiin perustuvat taloushallinnon riskitilanteet. Valitse, millä seurannan ja valvonnan keinolla niihin tulisi mielestäsi puuttua.

Yhteenveto

Taloudenhoidon sisäinen seuranta ja valvonta varmistaa yhdistyksen talouden vakauden. Se suojaa toimintaan liittyviltä inhimillisiltä riskeiltä, kuten hyväntahtoisuuden ja innokkuuden nimissä tehdyiltä sinänsä hyviltä, mutta kestämättömiltä toimilta. Tunnistamalla ja korjaamalla taloushallintoon mahdollisesti liittyvät riskit yhdistyksessä varmistetaan toiminnan kestävyys ja jatkuvuus.

Aloitussivu