4. Tulojen ja menojen hallinta
Tässä osiossa tutustumme kirjanpitoon ja arkistointiin. Opit, kuinka yhdistyksen tulee seurata ja valvoa talouttaan ja varojen käyttöä erilaisin tavoin.
Tulojen kirjaaminen
Tulot saadaan yleensä joko tilisiirtona tai käteisenä.
Käteinen
Käteinen on monilla tavoin riskialttein tulonlähde, joka vaatii selkeät toimintatavat sen varmistamiseksi, että yhdistykselle tarkoitettu käteinen ei joudu vääriin käsiin tai katoa ja jää kirjaamatta. Muutamia tärkeitä periaatteita käteisen käsittelyssä ovat:
- Vastuutehtävien hajauttaminen eli sen varmistaminen, että rahan laskemisesta ja kirjaamisesta on vastuussa useampi henkilö.
- Rahojen siirto yhdistyksen tilille viipymättä.
- Tarkat kirjaukset kaikista käteisvaroista eli summat ja tieto siitä, mistä ne on saatu.
Tilisiirto
Tilisiirrot ovat nykyään yleisiä myös yhdistyksissä. Oman lisänsä tähän tuovat mobiili- ja lähimaksut. Monilla tavoin tilisiirrot ovat yhdistykselle varmempi ja turvallisempi tapa liikutella varoja, kun työntekijöiden tai vapaaehtoisten ei tarvitse käsitellä käteistä. On silti tärkeää varmistaa, että rahojen lähde ja tarkoitus kirjataan oikein.
Eri tuloja koskevat hyvät käytännöt
On hyvän tavan mukaista varmistaa, että saadut varat kirjataan ja ilmoitetaan saaduiksi. Tämä antaa lahjoittajille varmuuden siitä, että rahat ovat saapuneet perille ja ne ovat hyvissä käsissä.
Varainhankintatapahtumassa saadut summat kannattaa kertoa julkisesti, jotta lahjoittajat näkevät yhdistyksen toimivan avoimesti ja läpinäkyvästi.
Menojen valtuuttaminen
On tärkeää huolehtia, että menojen valtuuttamisen ja kirjaamisen käytännöt ovat kunnossa. Yleisiä hyviä toimintatapoja ovat seuraavat:
- Useampi kuin yksi
Useampi kuin yksi henkilö hyväksyy hallituksen määrittelemän pienen summan ylittävät menot. - Menojen valtuutus
Menoja voivat valtuuttaa vain henkilöt, joilla on siihen lupa joko tehtävänsä kautta (esim. puheenjohtaja tai rahastonhoitaja) tai erikseen yhdessä sovittu oikeus. - Kirjanpito
Valtuutus tulee dokumentoida niin, että siitä on joko hankintamääräys, merkintä pöytäkirjassa tai sähköposti, jossa asiasta on sovittu. - Vertaaminen
Saatua laskua tai tositteita verrataan valtuutettuun summaan ja varmistetaan, että summat täsmäävät. - Arkistointi
Kaikki tositteet tulee arkistoida aikajärjestyksessä, jotta niihin on helppo palata ja tarkistaa toiminnantarkastuksessa. - Tarjouspyynnöt ja hintavertailu
Tietyn rajan ylittäviin menoihin ja pienhankintoihin pyydetään tarjoukset vähintään kolmelta taholta.
Testaa tietosi! Miten tuloja ja menoja valtuutetaan ja kirjataan?
Testaa tietosi! Tunnista tulot ja menot
Alla on esimerkkejä erilaisista tuloista ja menoista. Tunnista, ovatko ne tuloa vai menoa.
Yhteenveto
Tulojen ja menojen seuranta, valtuuttaminen ja kirjaaminen ohjeiden ja lakien mukaan ovat yhdistyksen taloushallinnon toimivuuden ja talouden vakauden lähtökohta. Näin hallitus voi suunnitella, hallita ja raportoida toimintaa luotettavasti. Oleellista on, että tuloista pidetään kirjaa ja menot hyväksytään ja maksetaan oikein.