6. Taloustietojen raportointi – maksuperusteinen vai suoriteperusteinen kirjanpito?
Tässä osiossa syvennytään tarkemmin maksuperusteiseen ja suoriteperusteiseen kirjanpitoon. Kirjanpidon tapoina molemmat ovat päteviä, mutta yhdistyksen on hyvä arvioida, kumpi tapa on tarpeellinen.
Kirjanpidon perusvaatimukset yhdistyksille
Yleensä yhdistykset hoitavat kirjanpitonsa suoriteperusteisesti. Pienemmät yhdistykset saattavat kuitenkin käyttää maksuperusteista kirjanpitoa. Tällöin hallituksen on erityisen tärkeä kiinnittää huomiota siihen, että se on tietoinen yhdistyksen omaisuudesta sekä tulossa olevista tuloista samoin kuin tulossa olevista menoeristä. Tämä onnistuu esimerkiksi listaamalla omaisuus ja velat säännöllisesti kirjanpidon tarkistuksen yhteydessä.
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisten eli myös yhdistysten on pidettävä ns. kahdenkertaista kirjanpitoa, mikä tarkoittaa sitä, että jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: toiseen mistä raha on otettu ja toiseen, mihin se on laitettu.
Maksuperusteinen kirjanpito
Maksuperusteisesti tehty kirjanpito sisältää ajan tasaisen selvityksen tuloista ja menoista. Selvityksessä kaikki tulot ovat jo saatuja varoja ja kaikki menot jo maksettuja varoja. Ideaalitilanteessa mukana on lausunto kaikista varoista ja veloista vuoden lopussa.
Maksuperusteisen kirjanpidon suurin riski on, että yhdistyksellä voi olla kirjaamattomia velkoja, jotka eivät käy mitenkään ilmi kirjanpidosta. Tällöin tilin saldo näyttää hyvältä, vaikka yhdistys olisi veloissa. Tilinpäätöksessä vähintäänkin isommat saatavat ja velat on avattava joko kirjaamalla ne tilinpäätöksen liitetietoihin tai oikaisemalla tilinpäätös suoriteperustaiseksi.
Suoriteperusteinen kirjanpito
Suoriteperusteinen kirjanpito näyttää kaikki tulot ja saamiset, jotka yhdistykselle ollaan velkaa sekä kaikki menot, jotka yhdistys itse on velkaa. Tämä kirjanpitotapa muodostaa suoran linkin tuloslaskelmaan, jossa näkyvät kaikki menot ja tulot sekä taseeseen, jossa vastaavaa-puolella on esim. myyntisaamiset ja vastattavaa-puolella ostovelat. Perusperiaatteet suoriteperusteisessa kirjanpidossa ovat:
Periaate 1.
Kirjataan varat, joita yhdistys velkoo muilta tahoilta (saatavat ja saamiset).
Periaate 2.
Kirjataan varat, jotka yhdistys tulee saamaan tulevaisuudessa (viivästynyt tulo tai tulo, jossa sovittu pidempi maksuaika).
Periaate 3.
Kirjataan varat, jotka yhdistys itse on velkaa (menot, joissa on maksuaikaa).
Periaate 4.
Kirjataan tulevista kuluista ennakkoon maksetut varat (ennakkomaksut).
Testaa tietosi! Totta vai tarua?
Alla maksuperusteiseen ja suoriteperusteiseen kirjanpitoon liittyviä väittämiä. Valitse, ovatko väittämät mielestäsi totta vai tarua.
Yhteenveto
On tärkeä ymmärtää ero maksuperusteisen ja suoriteperusteisen kirjanpidon välillä. Kumpi tahansa malli voi toimia yhdistykselle, riippuen sen koosta ja raportointivaatimuksista. Maksuperusteisessa kirjanpidossa on tärkeää valmistella vuosittaiset raportit kaikista omistuksista ja veloista, kun taas suoriteperusteisessa kirjanpidossa syntyy luonnostaan yhteys tuloslaskelman ja taseen välille.