5. Varainhankintasuunnitelman luominen
Tässä osiossa opit, kuinka voitte luoda suunnitelman, jonka avulla saatte mahdollisimman paljon irti yhdistyksenne varainhankinnasta. Käymme läpi yleiset varainhankinnan virheet ja kuinka ehkäistä niitä.
Kuinka vältät yleisimmät varainhankinnan virheet
Jopa pienimmät yhdistykset tarvitsevat resursseja voidakseen toimia. Resurssit voivat olla ei-rahallisia kuten aika, jota vapaaehtoiset antavat, tai yhdistykselle maksuton toimitila. Vaihtoehtoisesti ne voivat olla rahaa, jolla maksetaan juoksevia kuluja kuten tilavuokria, kopiointikuluja tai kokoustarjoiluja. Rahan hankkiminen muutamaan otteeseen voi olla melko yksinkertaista, mutta vuodesta toiseen jatkuva varainhankinta on usein haastavaa. Vielä haastavampaa on välttää varainhankinnan sudenkuopat eli sellaisen rahoituksen perässä juokseminen, joka vie yhdistyksen toimintaa sivuun sen päämääristä.
Yhdistyksen varainhankinta on yksinkertaista, muttei koskaan helppoa. Kun mietitään, mistä varainhankinnassa todella on kyse, perussäännöt on helppo ymmärtää arkijärjellä. Pulmana on, että kiireisessä yhdistysarjessa perusasiatkin tuppaavat unohtumaan, ellei niitä pidä aktiivisesti mielessä ja konkreettisesti mukana toiminnassa. Alle onkin koottu muistilista varainhankinnan perussäännöistä, joita ei kannata unohtaa kiireenkään keskellä.
1. Keskity lahjoittajaan
Yhdistykset tekevät arvokasta työtä, mutta voivat erehtyä kertomaan siitä kaiken mahdollisen aivan liian yksityiskohtaisesti. Omasta toiminnasta toitottamisen sijaan kannattaa pysähtyä ja kysyä ihmisiltä, minkä muutoksen he tahtovat saada aikaan maailmassa. Näin opitte, mikä potentiaalisia lahjoittajianne innostaa, ja miten yhdistyksenne voi auttaa heitä toteuttamaan muutoksen, jota he oikeasti toivovat. Tiedätte tulleenne hyviksi kuuntelijoiksi, kun lahjoittajanne kiittävät teitä siitä, että voivat tukea toimintaanne.
2. Liikuta tunteella
Ilmastonmuutoksen pysäyttämiselle tai kodittomuuden lopettamiselle voi olla monia tieteellisesti päteviä tai akateemisesti vakuuttavia syitä, mutta ihmiset sitoutuvat näihin asioihin vasta, jos ne herättävät heissä jonkin tunteen. Teidän on siis tavoitettava ihmiset tunnetasolla saadaksenne heidät tukemaan toimintaanne.
3. Yksinkertainen on kaunista
Jos joudut selittämään, olet jo häviöllä! Yhdistysten kohtaama todellisuus on yleensä monitahoinen, mutta on teidän tehtävänne viestiä toiminnasta niin, että kohderyhmänne ymmärtää, mitä juuri he voivat tehdä asialle. Heidän on siis ymmärrettävä, miten heidän toimintansa vaikuttaa. Ehkä säännöllinen lahjoitussumma auttaa ruokkimaan löytöeläimen kuukauden ajan tai ehkä sillä maksetaan yksi työtunti uuden urheilukentän rakentamisessa.
4. Muista pyytää
Monet inhoavat rahan pyytämistä, joten he välttelevät tällaisia tilanteita. Pyytämistä helpottaa huomattavasti, jos olette kehittäneet tunteisiin vetoavan yksinkertaisen tarinan, jonka avulla voitte osoittaa, miten saadut lahjoitukset muuttavat maailmaa.
Harva herää aamulla ajatellen, että hänellä on ylimääräiset 20 euroa, jonka voisi lahjoittaa hyvään tarkoitukseen. Silti joka päivä ihmiset lahjoittavat rahaa, koska joku jossain sai heidät innostumaan ja pyysi sitä. On yhdistyksenne tehtävä muistaa innostaa ja pyytää!
5. Kiitä lahjoittajaa joka kerta
Kun kaikki yllä mainittu on hoidettu kunnialla, viimeinen tehtävä on kertoa lahjoittajalle mihin hänen antamansa summa käytettään sekä palata asiaan, kun tavoite on saavutettu. Jokainen haluaa tuntea, että on ollut mukana tekemässä muutosta, joten on tärkeä muistaa kertoa ihmisille, mitä juuri heidän antamallaan rahalla saadaan aikaan. Parhaassa tapauksessa tämä motivoi heitä lahjoittamaan jatkossakin.
Varainhankintaan tarvittavat resurssit
Osa varainhankinnan suunnitteluprosessista on kartoittaa yhdistyksen varainhankinnan kapasiteetti eli kyky saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Kaksi tärkeintä resurssia, jotka yhdistys voi sijoittaa tavoitteiden saavuttamiseksi, ovat ihmiset ja budjetti.
Ihmiset
Ihmiset ovat onnistuneen varainhankinnan avain. Kadulla rahaa keräävistä vapaaehtoisista luottamushenkilöihin ja työntekijöihin pätee sama sääntö: varainhankinta onnistuu vain, jos ihmiset ovat motivoituneita tehtäviensä hoitamiseen. Yhdistyksenne kannattaakin kysyä itseltään seuraavaa:
- Kuinka monta työntekijää varainhankinnassa on mukana?
- Kuinka monta vapaaehtoista saatte toteuttamaan varainhankintaa?
- Kuinka vahvasti luottamushenkilöt ovat sitoutuneet varainhankintaan?
- Kuinka paljon aikaa työntekijät ja vapaaehtoiset omistavat varainhankinnalle?
- Onko yhdistyksellänne varainhankintatoimikuntaa?
- Mitä varainhankintaan liittyvää osaamista ja taitoja työntekijöillä ja vapaaehtoisilla on?
- Mitä yhteyksiä toimijoillanne on ulkopuolisiin ihmisiin, organisaatioihin ja muihin resursseihin?
Budjetti
On hyvin tärkeää kohdentaa osa yhdistyksen budjetista varainhankintaan. Rahan hankkiminen vaatii rahaa – jopa yhdistystoiminnassa. Meneepä osa budjetistanne sitten vapaaehtoisten kuluihin, arvontapalkintoihin tai markkinointikampanjoihin, budjetti mahdollistaa varainhankinnassa tarvittavat investoinnit. Budjettia laadittaessa kannattaa pohtia seuraavaa:
- Kuinka paljon yhdistyksenne voi budjetoida varainhankintaan?
- Mikä osuus tuloistanne käytetään varainhankintaan?
- Onko teillä markkinointibudjettia, ja liittyykö se varainhankinnan toteuttamiseen?
Varainhankinnan suunnittelun vaiheet
Vaihe 1: Arvioi lähtötilanne
Ensimmäinen askel on arvioida yhdistyksen nykyinen tilanne. Tämä onnistuu käyttämällä työkaluja, joita käsittelimme aiemmin osiossa 3. Millaista rahoitusta on saatavilla? Pohtimalla rahoitusmuotojen kirjoa ja tutkimalla toiminnan tuottavuutta ja vaikutusta voitte tunnistaa varainhankinnan vahvuudet ja heikkoudet. On tärkeää huomioida myös, miten paljon yhdistyksenne nykyään sijoittaa varainhankintaan. Vastaamalla yllä listattuihin kysymyksiin voitte määritellä, mitkä ovat varainhankintanne tämänhetkiset tuotot.
Vaihe 2: Tunnista rahoitusta tarvitseva toiminta
Rahoituskohteet voi tunnistaa useissa eri tilanteissa.
- Palveluiden kysynnän kasvu
Tässä tilanteessa yhdistyksenne toimii jonkin asian edistämiseksi, mutta toiminnan tarve voi olla suurempi tai kasvava. Ymmärtämällä, mitä resursseja asian ratkaiseminen edellyttää, voitte asettaa varainhankinnalle tavoitteen. - Leikkaukset palveluissa
Yhdistyksen rahoitusta on voitu leikata monissa tilanteissa, jolloin toimintaa on täytynyt karsia tai supistaa. Tällöin yhdistyksenne toiminnassa on vaje, jonka täyttämiseksi voidaan asettaa varainhankinnan tavoite. - Projektirahoituksen tarve
Oli kyseessä sitten hanke tai ohjelma, jonka haluatte toteuttaa, yhdistyksellänne voi olla projekteja, joille tarvitsette rahoitusta. Projektin toteuttamiseksi tarvittava rahoitus määrittää varainhankinnan tavoitteen. - Taloussuunnittelu
Jokaisella yhdistyksellä on taloudellisesti hyviä ja vakaita hetkiä, jolloin kannattaa varautua mahdollisiin muutoksiin, rahoituksen leikkauksiin sekä uusien projektien toteuttamiseen. Tällöin varainhankinnan tavoitteet muodostetaan suunnitelmien perusteella. - Strategisen kasvun tavoite
Monet yhdistykset näkevät kasvun yhtenä strategisista tavoitteistaan ja asettavat varainhankinnalle neljännesvuosittaisia, vuosittaisia tai monivuotisia tavoitteita. On yleinen vitsailun aihe, että hyvän varainhankkijan palkinto tavoitteeseen pääsystä on seuraavalle vuodelle asetettu suurempi tavoite.
Hyvä pitää mielessä
Yksi tai useampi tilanne voi koskea yhdistystänne milloin tahansa.
Tavoitteiden tulisi olla realistisia. Voi olla, että tarvitsette 10 000 euroa, mutta teillä on resursseja vain 1000 euron hankkimiseen tänä vuonna. Olkaa siis realistisia ja huomioikaa käytettävissä olevat resurssinne.
Muistakaa, että useimmat menestyneet organisaatiot, olivat ne sitten voittoa tavoittelemattomia, yksityisiä tai julkisia, investoivat rahaa kasvuun ja vakavaraisuuden säilyttämiseen. Muistakaa, että yhdistyksenne tulee investoida resursseja (aikaa, rahaa tai molempia) saadakseen tuottoa.
Tavoitteenne tulisi saada teidät venymään. Jos tavoite on liian helppo, se ei ole tarpeeksi haastava, mutta mahdoton tavoite vie täysin motivaation. Tavoite, joka on lähes toteutettavissa, on yleensä sopiva. Realistisesti saatatte saavuttaa tavoitteestanne 96 % joka vuosi, mutta ette koskaan pääse aivan sataan prosenttiin.
Yrittäkää parhaanne mukaan arvioida, minkä verran varoja yhdistyksenne tarvitsee jatkaakseen toimintaa normaalisti. Alla on yksinkertainen taulukko avuksi:
Taulukon sisältö tekstinä.
| Esimerkki | Vuosi 1 | Vuosi 2 | Vuosi 3 |
|---|---|---|---|
| Kuluarvio (suunniteltujen toimenpiteiden toteutus) | € XXX | € XXX | € XXX |
| Arvioitu (varma) tulo | € XXX | € XXX | € XXX |
| Alijäämä/tavoite | € XXX | € XXX | € XXX |
Vaihe 3: Kartoita rahoituslähteet
Tässä palaamme rahoitusmuotojen kirjoon. Käyttämällä tietojanne yhdistyksen vahvuuksista, heikkouksista, resursseista ja varainhankinnan tavoitteista voitte määritellä rahoituslähteet, joihin teidän kannattaa keskittyä. Usein on hyvin hyödyllistä kartoittaa kaikki mahdollisuudet hyödyntäen alla olevaa taulukkoa.
Taulukon sisältö tekstinä.
| Lähde | Kartoitus | Kuka? | Mitä? | Missä? | Milloin? | Miten? | Miksi? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. Lahjoitukset | Yksityishenkilöt? Yritykset? Muut? | ||||||
| 2. Avustukset | Paikallinen viranomainen? Ministeriö? Säätiö? STEA? EU? | ||||||
| 3. Sopimukset | Kunnan viranomaiset? Avoimet kilpailutukset? Muut? | ||||||
| 4. Liiketoiminta | Tuotteiden myynti? Palveluiden myynti? Sosiaalinen yritys? Muut? |
Yleinen virhe rahoitusta suunniteltaessa on aloittaa se miettimällä kuka toimintaa rahoittaisi, mutta unohtaa miettiä miksi joku haluaisi rahoittaa sitä. Aloita siis kysymyksestä miksi. Loppu seuraa kuin itsestään.
Aloita kysymällä ”miksi”?
Miksi kukaan haluaisi lahjoittaa yhdistyksellenne, antaa teille apurahoja, solmia kanssanne sopimuksia tai ostaa teiltä jotain? Mitä sellaista teette, jota kukaan muu ei tee? Missä olette muita parempi? Eli mikä on yhdistyksenne myyntivaltti? Sen tulee olla jotain hyvin erityistä. Esimerkiksi toteamus ”edistämme eläinten hyvinvointia” on liian lavea. Ehkä ennemminkin tuotatte hyvinvointia parhaiten tietylle lajille tietyllä paikkakunnalla? Tällöin yhdistyksenne myyntivaltti on, että teette muita parempaa työtä juuri tässä asiassa.
Kun olette määrittäneet yhdistyksenne myyntivaltin ja olette varmoja, että se on jotain minkä teette paremmin kuin kukaan muu, vastatkaa seuraaviin kysymyksiin:
Kuka?
Määritelkää kuka tai ketkä ovat ne henkilöt, organisaatiot, rahoittajat tai muut toimijat, jotka tarvitsevat apua asioissa, joissa yhdistyksellänne on myyntivaltti. Onko se ryhmä ihmisiä lähialueella? Onko se paikallinen päättäjätaho tai viranomainen? Onko kyseessä jokin pulma, johon valtionhallinnossa tai jossain säätiössä etsitään ratkaisua?
Yksinkertaisesti: kenelle teidän tulee markkinoida toimintaanne ja osaamistanne?
Miten?
Miettikää seuraavaksi, miten. Miten autatte heitä ratkaisemaan haasteen? Onko se ohjelma, jota tarjoatte? Onko se projekti tai yhdistyksenne asiantuntemusta? Onko se tukea, jota tarjoatte ja jota potentiaaliset rahoittajat arvostavat tai haluavat kauttanne tarjota muillekin?
Mitä?
Rahoittajille tarjoamanne asiat voivat olla hyvin erilaisia riippuen siitä, onko kyseessä lahjoitus, avustus vai sopimus. Tarjoamanne hyöty voi vaihdella tilojen nimeämisestä lahjoittajan mukaan yhdessä tuotettuun vuosikalenteriin tai yhteiseen tutkimushankkeeseen, jonka kautta rahoittaja saa itselleen hyödyllistä tietoa.
Missä ja milloin?
Riippuen siitä ovatko kyseessä lahjoitukset, avustukset, sopimukset vai liiketoiminta, nämä kysymykset vastaavat siihen, missä ja milloin teidän kannattaa toimia. Esimerkiksi milloin hakuprosessi aukeaa, mistä voitte löytää asiakkaita tai milloin olisi paras aika järjestää tapahtuma.
Vaihe 4: Toteuta suunnitelma
Voidaksenne toteuttaa varainhankintasuunnitelmaa käytännössä, tarvitsette konkreettisen toimintasuunnitelman, jonka tulee sisältää ainakin seuraavat asiat:
- selkeät tavoitteet ja aikataulu
- käytännön toimenpiteet, joissa on määritelty:
- kuka toteuttaa
- mihin mennessä
- mitä resursseja tarvitaan
- onnistumisen mittarit.
Vaihe 5: Seuraa suunnitelman toteutumista
Hallitus vastaa varainhankinnan seurannasta. Jotta se voi hoitaa tehtävänsä, on tärkeää asettaa varainhankinnalle selkeät tavoitteet ja päättää, millä mittareilla niiden saavuttamista mitataan. Näistä raportoidaan säännöllisesti hallitukselle.
Yhteenveto
Ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa luoda varainhankintasuunnitelma. Suunnitelman teko määräytyy sen mukaan, millainen yhdistyksenne toimintakulttuuri on ja miten kiireellisesti tarvitsette suunnitelman. Yhdistyksellänne voi olla resursseja ja taitoja, joita ette ole vielä täysin hyödyntäneet tai voitte joutua tekemään vaikeita päätöksiä kannattamattoman toiminnan lopettamisessa. Se ei ole koskaan helppoa, mutta ehdottoman tärkeää, jotta saatte hyödynnettyä resurssinne tehokkaasti ja ohjattua niitä toiminnan kestävyyden lisäämiseen.