1. Miksi viestintä on tärkeää?
Tässä osiossa tutustutaan sisäisen ja ulkoisen viestinnän rooleihin yhdistyksessä. Opit, kuinka tehokas viestintä auttaa yhdistystä onnistumaan.
Viestinnän rooli yhdistyksessä
Haluatpa sitten kertoa ihmisille alueen asukkaiden elämänlaatua parantavasta hankkeesta, mahdollisille tukijoille erilaisista lahjoitustavoista, rahoittajille yhdistyksenne hyvästä hallinnosta, vapaaehtoistoimijoille heidän tehtävistään yhdistyksessä – laadukas viestintä auttaa merkittävästi tavoitteiden saavuttamisessa.
Organisaatio ei toimi ilman vuorovaikutusta. Hyvällä viestinnällä pystytään rakentamaan vahva ja kestävä suhde yhteisön, tukijoiden, vapaaehtoisten ja työntekijöiden kanssa. Sekä sisäinen että ulkoinen viestintä ovat yhdistyksen luottamusjohdon vastuulla, ja ollakseen tehokkaita ne vaativat suunnittelua ja panostusta.
Seuraavaksi tutustutaan muutamiin näkökulmiin, joita yhdistysten kannattaa ottaa huomioon viestinnässään:
Yhdistyksen oma ääni
Ulkoinen viestintä
Viestintätavan tulee kuvastaa yhdistyksen arvoja. Yhdistyksen ydinarvot tulevat näkyviin siinä mitä ja miten viestitään. Yhdistyksen ääntä käytetään, kun joku vastaa puhelimeen tai sähköpostiviesteihin, tervehtii osallistujia tapahtumissa tai tuottaa sisältöä verkkosivuille ja sosiaalisen median kanaviin. Tällaisten kohtaamisten ja havaintojen myötä ihmiset muodostavat mielipiteensä yhdistyksestänne. Pohdi, millaisella kielellä yhdistyksenne aktiivit puhuvat tai kirjoittavat tai millaista kuvamateriaalia he tuottavat edustaessaan yhdistystä.
Sisäinen viestintä
Sisäinen viestintä on aivan yhtä tärkeää kuin ulkoinenkin. Yhdistyksenne arvojen tulisi näkyä myös sisäisessä vuorovaikutuksessa. Hyvän sisäinen viestintä pohjautuu muutamaan perusasiaan: kuuntelemiseen, viestien selkeyteen ja luottamuksellisuuteen sekä empatiaan ja kunnioitukseen.
Viestintä projekteissa ja varainhankinnassa
Ulkoinen viestintä
Projektien ja varainkeruukampanjoiden onnistuminen on sidoksissa hyvään viestintään. Yhdistyksen tavoitteiden, tapahtumien ja varainhankinnan kampanjoiden markkinointi vaatii aikaa, suunnitelmallisuutta ja resursseja. Kun projektin viestinnälle asetetaan tavoitteet heti toiminnan alkuvaiheessa, tuloksia on paljon helpompaa mitata ja seurata.
Sisäinen viestintä
On olennaista, että sekä projektiryhmän sisäinen vuorovaikutus että projektissa mukana olevien eri tahojen välinen viestintä sujuvat. Projektin viestintää ja vuorovaikutusta kannattaa seurata, arvioida ja kehittää jatkuvasti. Tärkeää on myös, että projektin vetäjille annetaan selkeä vastuu viestiä hankkeesta yhdistyksen sisällä.
Läpinäkyvyys
Ulkoinen viestintä
Yhdistykset palvelevat ympäröivää yhteisöä, joten niillä on velvollisuus tehdä toiminnastaan ja varojen käytöstä läpinäkyvää. Toiminnan tulee olla rehellistä ja avointa, jolloin vaaditaan ennakoivaa viestintää. Yhdistysten tulee tehdä kaikesta oleellisesta toimintaansa ja rahoitukseensa liittyvästä tiedosta helposti löydettävää ja ymmärrettävää. Jos yhdistys ei viesti näistä aiheista oma-aloitteisesti, sen maine saattaa kärsiä.
Sisäinen viestintä
Yhdistyksen sisällä sen johtajat voivat luoda avoimuuden kulttuuria ja viestiä tehokkaasti. Tämä auttaa rakentamaan vahvempaa ja tuotteliaampaa tiimiä sekä edistää luottamusta ja parempia suhteita yhdistyksen toimijoiden välille.
Viestinnän vastuut ja tehtävät viestinnässä
Luottamusjohto
Luottamusjohdolla on kokonaisvastuu sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä.
Yhdistyksen luottamusjohdon vastuulla on varmistaa, että viestintä on kokonaisuutena tuloksellista. Hallituksen tehtävä onkin laatia yleiset viestinnän tavoitteet ja varmistaa, että ne ovat linjassa yhdistyksen vision, mission ja päämäärien kanssa. Hallituksen tulee myös huolehtia, että viestintään on käytettävissä riittävästi resursseja, sidosryhmät saavat säännöllisesti tietoa yhdistyksen toiminnasta ja yhteydenottoihin reagoidaan ripeästi. Luottamusjohdon tulisi varmistaa, että yhdistykseen saapuvan palautteen vastaanottamista ja käsittelyä varten on olemassa selkeät käytännöt. Lisäksi hallitus määrittelee, kenellä on oikeus edustaa yhdistystä julkisuudessa.
Viestinnän työntekijät
Jos yhdistyksellä on palkattuja työntekijöitä, viestintätehtävät kuuluvat usein heidän toimenkuvaansa. Tehtäviin saattaa sisältyä mm. viestinnän suunnittelua, lehdistötiedotteiden kirjoittamista, sosiaalisen median sisällöntuotantoa tai julkisia esiintymisiä ja puheenvuorojen pitämistä.
Jos palkatut työntekijät hoitavat yhdistyksesi viestintää, luottamusjohto määrittelee viestinnän tavoitteet. Niiden saavuttamiseksi viestinnän työntekijät suorittavat monenlaisia tehtäviä kuten viestinnän suunnittelua, digimarkkinointia, mediasuhteiden ylläpitoa, tekstien tuottamista ja muokkaamista sekä yhdistyksen muiden työntekijöiden ja vapaaehtoisten kouluttamista. On tärkeä muistaa, että viestintä ei ole kenenkään yksittäisen ihmisen tehtävä, vaan viestinnän tavoitteiden saavuttaminen edellyttää kaikkien sitoutumista ja yhteistyötä.
Vapaaehtoiset
Vapaaehtoiset voivat olla mukana viestinnässä useilla eri tavoilla: he vastaanottavat tilaisuuksien osallistujia, päivittävät sosiaalisen median kanavia tai kertovat vapaaehtoisten tapaamisissa omista kokemuksistaan.
Vapaaehtoistoimijoilla on tärkeä tehtävä tehokkaassa viestinnässä ja vuorovaikutuksessa. Usein vapaaehtoiset ovat keskeinen linkki yhdistyksen ja suuren yleisön välillä. Vapaaehtoiset tarvitsevatkin selkeät ohjeet ja linjaukset siitä, miten viestintää toteutetaan yhdistyksessä sisäisesti ja ulkoisesti. Jokaisen toimijan tulisi tuntea yhdistyksen tarkoitus ja keskeinen toiminta, jotta he osaavat kertoa niistä tilaisuuden tullen ja näin edesauttaa yhdistyksen tunnettuutta.
Testaa tietosi! Totta vai tarua?
Alla on viestinnän rooliin liittyviä väittämiä. Valitse, ovatko väittämät mielestäsi totta vai tarua.
Yhteenveto
Tehokas viestintä on avain yhdistyksen menestykseen. Olipa kyse sitten varainkeruukampanjoista, vaikuttamisesta, vapaaehtoisten rekrytoinnista tai vuorovaikutuksesta rahoittajien kanssa, viestintä on tärkeää. Hyvä viestintä vaatii omistautumista luottamusjohdolta, henkilöstöltä ja vapaaehtoisilta. Yhdistyksen viestintätarpeisiin täytyy myös varata aikaa ja muita resursseja.