Viestintäsuunnitelman tarkoitus
Viestintäsuunnitelmassa kuvataan, mitä halutaan saavuttaa, kenelle viestintä suunnataan, milloin se toteutetaan, millainen viesti halutaan välittää ja minkä kanavien välityksellä vuorovaikutus tapahtuu.
Tehokas viestintä on tavoitteellista, eli sillä tavoitellaan jotakin lopputulosta. Kun viestinnän tarkoitus ja haluttu tavoite ovat selvillä, tulee miettiä, miten saatte oikean viestin toimitettua oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Viestintäsuunnitelman luominen auttaa tunnistamaan vaiheet, joita viestinnän onnistuminen edellyttää. Viestintäsuunnitelma yhdistää viestinnän toimet yhdistyksen tavoitteisiin, ja se auttaa yhdistystä hyödyntämään voimavarojaan entistä tehokkaammin.
Järjestelmällinen suunnittelu tekee viestinnästä täsmällisempää, tehokkaampaa ja vaikuttavampaa. Suunnittelu auttaa selkeyttämään tavoitteita, parantaa yhdistyksen ymmärrystä omista sidosryhmistään ja tehostaa resurssien hyödyntämistä. Se myös auttaa yhdistystä mittaamaan viestinnän vaikutuksia.
Tapausesimerkki: Kyyhkylän kyläyhdistyksen perhepäivän viestintäsuunnitelma
Kyyhkylän kyläyhdistys suunnittelee tapahtumapäivää perheille. Jotta tapahtuma onnistuu, yhdistyksen täytyy varmistaa, että:
- Tapahtumaan saadaan osallistujiksi perheitä.
- Tapahtumaan saadaan avuksi vapaaehtoistoimijoita.
- Paikalliset yhdistykset sponsoroivat tarjoiluja.
- Paikallislehti ja -radio kertovat tapahtumasta ja auttavat parantamaan kyläyhdistyksen näkyvyyttä.
Yhdistys päättää laatia viestintäsuunnitelman tukemaan tavoitteiden saavuttamista, ja pieni vapaaehtoisten joukko sitoutuu tehtävään. Hallituksen viestintävastaavan luotsaamina he miettivät ensin, miten tapahtuma toteuttaa yhdistyksen visiota ja missiota käytännössä. Tämän jälkeen ryhmä määrittelee tapahtuman tärkeimmät tavoitteet, kartoittaa keskeiset kohderyhmät ja viestintäkanavat, joilla nämä tavoitetaan sekä miettii viestien sisällöt.
Yhdistyksen visio ja missio
Viestintäsuunnitelma pohjautuu yhdistyksen visioon ja mission. Visio merkitsee tulevaisuuden tavoitetta, joka määrittelee yhdistyksen pitkäaikaisen toiminnan ihanteellisen lopputuloksen. Missio puolestaan kertoo, mitä yhdistys tällä hetkellä tekee visionsa saavuttamiseksi.
Yhdistyksen kaiken toiminnan, myös viestinnän, pitäisi olla yhteneväinen mission kanssa ja edistää vision toteutumista. Aloita siis viestintäsuunnitelma kertomalla, kuinka käsillä oleva hanke tai suunniteltu toiminto liittyy yhdistyksen missioon ja visioon.
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtuma suhteessa visioon ja missioon
Visio: Kyyhkylän kyläyhdistys haluaa tehdä Kyyhkylästä Suomen parhaan asuinpaikan.
Missio: Kyyhkylän kyläyhdistys saavuttaa visionsa toimimalla tiiviissä yhteistyössä paikallisten ihmisten ja tärkeimpien sidosryhmiensä kanssa tunnistaakseen keskeisimmät kehittämiskohteet ja -toimet, joiden avulla parannetaan paikallisen yhteisön terveyttä, hyvinvointia ja kestävää kehitystä.
Suunnitteilla olevan perhepäivän tarkoituksena on saada mukaan hauskaan ja terveyttä edistävään ulkoilmatapahtumaan mahdollisimman monia paikallisia asukkaita. Tapahtuma toimii myös varainhankintana yhteisöpuutarhaprojektia varten. Vapaaehtoisten toteuttamassa kyselyssä alueen asukkaat kertoivat, että Kyyhkylässä ei ole tarpeeksi tekemistä nuorille ja että moni toivoo mahdollisuutta tutustua naapureihinsa. Viime vuonna kyläyhdistyksen toimikunta järjesti ensimmäisen perhepäivän, ja tänä vuonna siitä halutaan tehdä edellistä suurempi tapahtuma
Projektin tavoitteet
Seuraava askel on tavoitteiden selkeytys. Mitä haluatte saavuttaa, ja millaisia konkreettiset tulokset ovat? Aloita kysymällä itseltäsi, miksi suunnitellut tapahtumat ja toiminta ovat tarpeellisia.
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtuman tavoitteet
Viimevuotinen perhepäivä oli menestys, mutta tänä vuonna toimikunta haluaa kasvattaa osallistujamäärää ja hankkia enemmän varoja yhteisöpuutarhan perustamista varten. Jos yhdistys tavoittaa enemmän paikallisia perheitä, mahdollisia sponsoreita ja yhteisöä laajemminkin, saavutetaan vaikuttavampi tapahtuma ja lisäksi näytetään, että kyläyhdistys pystyy saavuttamaan tavoitteensa. Näin parannetaan sidosryhmien ja tukijoiden luottamusta kyläyhdistyksen muuhunkin toimintaan.
Viestinnän tavoitteet
Määrittele viestinnälle muutama SMART-tavoite. Lyhenne SMART tulee sanoista specific (tarkka), measurable (mitattava), achievable (saavutettavissa oleva), relevant (merkityksellinen) ja time-bound (aikataulutettu). Viestinnän tavoitteiden tulisi kuvata täsmällisesti, mitä haluat saavuttaa viestintätoimilla. Parasta on, jos tavoitteisiin voi sisällyttää tavoitemääriä ja numeerisia mittareita sekä tarkkoja aikarajauksia.
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtumaviestinnän SMART-tavoitteet
- Rekrytoi vapaaehtoistoimijoita: Rekrytoi 15 vapaaehtoista lähettämällä 28. helmikuuta mennessä sähköpostia 50 ihmiselle, jotka ovat toimineet aikaisemminkin yhdistyksen vapaaehtoistehtävissä.
- Kasvata osallistujamääriä: Kasvata tämänvuotiseen tilaisuuteen osallistuvien perheiden määrää 10 prosentilla jakamalla 30. maaliskuuta mennessä 500 esitettä paikallisille ilmoitustauluille, ravintoloihin ja kirjastoihin. (Kysy tarvittaessa lupa mainosten jakamiselle.)
- Kasvata tietoisuutta: Kasvata alueen asukkaiden tietoisuutta Kyyhkylän kyläyhdistyksestä ja sen toiminnasta kirjoittamalla ennen tapahtumapäivää julkaistavaan paikallislehteen juttu, jolla tavoitat 10 000 lukijaa. Tavoita tukijoita: Tavoita tapahtumapäivän aikana 15 000 kiinnostunutta ihmistä viesteillä sosiaalisen median kanavissa.
Kohderyhmät
Tavoitteiden saavuttamiseksi on vaikutettava avainhenkilöiden toimintaan ja uskomuksiin sekä välitettävä heille tietoa. Ihmiset tai ihmisryhmät, joihin haluat vaikuttaa, ovat viestinnän kohderyhmiä. Kehen sinun täytyy vaikuttaa, jotta suunnitelmasi onnistuu, ja mitä haluat näiden ihmisten tietävän, tekevän ja uskovan? Kuinka hyvin tunnet eri kohderyhmiäsi?
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtumaviestinnän kohderyhmät
Vapaaehtoistoimijat
Alueen asukkaita, jotka ovat kiinnostuneita toimimaan yhteisössään.
Tavoite: Rekrytoi seudun asukkaita vapaaehtoisiksi auttamaan tapahtuman toteutuksessa ja tukemaan kyläyhdistystä.
Paikalliset perheet
Paikallisia vanhempia ja lapsia sekä paikallisen koulun opettajia.
Tavoite: Kannusta perheitä osallistumaan perhepäivään sekä muuhun kyläyhdistyksen toimintaan.
Laajempi yhteisö
Ihmiset, jotka asuvat kahdeksan kilometrin säteellä kylästä.
Tavoite: Levitä ihmisille tietoisuutta kyläyhdistyksen toiminnasta.
Sponsorit
Paikalliset yritykset ja kunta
Tavoite: Kasvata tietoisuutta kyläyhdistyksen toiminnasta ja sen myönteisistä vaikutuksista.
Onnistumisen kriteerit
Kohderyhmäviestinnän onnistuminen riippuu monista tekijöistä. Esimerkiksi: Ymmärtääkö laajempi yhteisö viestin? Mikä on tapahtuman osallistujan suhde kyläyhdistykseen? Luottavatko he yhdistykseen?
Jos viestintä onnistuu, kohderyhmä reagoi toivotusti. Esimerkiksi, jos kyläyhdistys toivoo lahjoituksia, onnistunut viestintä saa aikaan sen, että tapahtuman osallistuja tekee lahjoituksen.
Ydinviestit
Kun teillä on selkeä kuva kohderyhmästänne, voitte alkaa tuottaa jokaiselle kohderyhmälle erikseen suunniteltuja viestejä. Miettikää, mitä haluatte kohderyhmänne tekevän, tietävän ja uskovan. Pitäkää viestinne ajankohtaisina ja yksinkertaisina ja muistakaa sisällyttää niihin kehotuksia toimintaan. Muokatkaa kieli ja viestien sävy kohderyhmille sopiviksi.
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtuman viestit eri kohderyhmille
Vapaaehtoiset: Tule vapaaehtoiseksi! Lahjoita kolme tuntia aikaasi ja kasvata kanssamme kylän yhteishenkeä!
Paikalliset perheet: Tule pitämään hauskaa Kyyhkylän perhepäivässä!
Laajempi yhteisö: Kyyhkylä on eloisa kylä, joka tarjoaa asukkailleen monipuolista ja yhteisöllistä toimintaa.
Sponsorit: Nykyiset ja uudet asiakkaanne osallistuvat Kyyhkylän perhepäivään. Sponsoroi tapahtumaa, niin tavoitat heidät kaikki!
Viestintäkanavat
Kuinka saatte viestinne läpi? Sähköposti on joillekin mieleisin viestintäkanava, kun taas jotkut suosivat puhelinsoittoa. Joku toivoo saavansa kaiken tarvitsemansa tiedon sosiaalisesta mediasta, ja joku lukee mieluiten paikallislehteä tai paperista esitettä.
Viestintäkanava kannattaa valita huolellisesti, jotta kohderyhmän tavoittaa varmimmin. Tässä onnistuaksesi tarvitset ymmärrystä siitä, millaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen tapoja ja tarpeita viestin vastaanottajalla on. Kun valitset kanavia, pohdi esimerkiksi tällaisia asioita:
- Millaista kieltä kohderyhmän edustaja käyttää?
- Mitä viestintäkanavia ja -välineitä hän voi käyttää?
- Onko hänellä hyvät digitaidot?
- Pitääkö hän enemmän sähköpostiviestistä vai puhelinsoitosta?
- Käyttääkö hän sosiaalista media? Mitä kanavia (Facebook, X/Threads, Instagram tai jokin muu)?
Tapausesimerkki: Kyläyhdistyksen tapahtumaviestinnän kanavat
Vapaaehtoiset:
- Lähetä sähköpostia aikaisemmin vapaaehtoisena toimineille ihmisille.
- Levitä kutsua laajemmalle yleisölle sosiaalisen median kautta.
- Pystytä infopiste paikalliseen kauppaan.
- Järjestä uusille vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneille ihmisille avoimien ovien tilaisuus kylätalossa.
Paikalliset perheet:
- Jaa esitteitä kauppojen ilmoitustauluille, kirjastoihin ja ravintoloihin (tarvittaessa kysy lupa).
- Levitä sanaa sosiaalisessa mediassa.
- Kirjoita juttu paikallislehteen.
Laajempi yhteisö:
- Levitä sanaa sosiaalisessa mediassa.
- Kirjoita juttu paikallislehteen.
Sponsorit:
- Levitä sanaa sosiaalisessa mediassa.
- Kirjoita juttu paikallislehteen.
- Soita suoraan paikallisille yrittäjille ja kuntaan.
Testaa tietosi! Totta vai tarua?
Alla on viestintäsuunnitelman laatimiseen liittyviä väittämiä. Valitse, ovatko väittämät mielestäsi totta vai tarua.
Yhteenveto
Tuloksellinen viestintä perustuu selkeisiin päämääriin ja suunnitelmallisuuteen. Tässä osassa on tutustuttu siihen, miten tehokkaasti yksinkertainenkin viestintäsuunnitelma parantaa yhdistyksen viestinnän vaikutusta. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan, mitä halutaan saavuttaa, kenelle viestintä halutaan kohdentaa, milloin viestintää toteutetaan, millainen viesti halutaan välittää ja mitä viestintäkanavia käytetään. Viestintäsuunnitelma auttaa pitämään yhdistyksen viestintätoimet samassa linjassa sen laajempien tavoitteiden, mission ja vision kanssa.
Viestintäsuunnitelma rakentuu SMART-tavoitteista ja ydinviesteistä. Suunnitelmassa määritellään kohderyhmät ja parhaat kanavat, joiden kautta heidän kanssaan ollaan vuorovaikutuksessa.
