3. Mitkä ovat sidosryhmänne?
Tässä osiossa perehdymme siihen, mitä ovat yhdistyksen sidosryhmät ja miten ne tunnistetaan ja määritellään tarkemmin.
Yhdistyksen sidosryhmät
Onnistuneen viestinnän tärkeä osatekijä on ymmärrys ihmisistä, joiden kanssa halutaan olla vuorovaikutuksessa. On myös tärkeää muistaa, että kohderyhmät ovat keskenään erilaisia. Ihmiset reagoivat parhaiten viesteihin, joissa otetaan huomioon heidän kiinnostuksensa kohteet, asenteet ja uskomukset ja käytetään samanlaista kieltä kuin he itse käyttävät.
Yhdistyksen viestinnän kohderyhmiä ovat ne ihmiset tai ihmisryhmät, joihin yhdistys haluaa vaikuttaa. Yhdistyksen sidosryhmiä ovat henkilöryhmiä tai organisaatioita, joiden kanssa yhdistys on tehnyt tai aikoo tehdä yhteistyötä.
Sidosryhmä tarkoittaa tahoa, joka on kiinnostunut yhdistyksestäsi ja jolla on mahdollisuus vaikuttaa siihen – tai johon yhdistyksesi voi vaikuttaa. Sidosryhmä voi olla yksittäinen ihminen, organisaatio, rahoittajataho, viranomainen tai yhteisö. Tyypillisiä yhdistyksen sidosryhmiä ovat:
- vapaaehtoiset
- edunsaajat eli palveluiden käyttäjät tai ihmiset, jotka hyötyvät yhdistyksen toiminnasta
- lahjoittajat
- rahoittajat kuten säätiöt, kunnat, ministeriöt sekä valtion virastot ja laitokset
- paikalliset, alueelliset ja valtakunnalliset viranomaiset.
Sidosryhmien viestintätarpeet
Jokainen sidosryhmä on vuorovaikutuksessa yhdistyksesi kanssa eri syistä, ja jokaisella on sille omat erityiset tarpeensa. Yhtä lailla yhdistyksellä voi olla erilaista viestittävää jokaiselle sidosryhmälleen.
Jotta sidosryhmäsuhde toimisi, viestinnän tulee olla kaksisuuntaista ja vuorovaikutukseen pitää panostaa. Sidosryhmien palautetta ja viestejä kannattaa kuunnella, koska niiden avulla opit tuntemaan eri ryhmien tarpeita ja toiveita sekä löytämään hyviä vuorovaikutuksen tapoja juuri kyseisen ryhmän kanssa.
Palautetta saa usein epämuodollisesti henkilökohtaisten yhteydenottojen ja sosiaalisen median välityksellä, mutta sitä kannattaa kerätä myös järjestelmällisesti kyselylomakkeiden, ryhmähaastattelujen ja keskustelujen avulla. On tärkeää, että yhdistyksellä on selkeä käytäntö palautteen keräämiseen ja käsittelyyn. Esimerkiksi palautteelle omistettu sähköpostiosoite, kuten palaute@yhdistys.fi, on usein tarkoituksenmukainen, kunhan sitä seurataan säännöllisesti.
Sidosryhmäviestinnästä tehdyt havainnot kannattaa kirjata muistiin sidosryhmäprofiiliin.
Sidosryhmäprofiilit
Viestintäsuunnitelmaan kannattaa sisällyttää tarkempi kuvaus eli profiili jokaisesta keskeisestä sidosryhmästä. Kirjoita muistiin, mitä haluat eri sidosryhmien tietävän, tekevän ja uskovan. Laadi ydinviestit eri ryhmille ja muista sisällyttää niihin kehotuksia toimintaan eli ohjeita tai pyyntöjä, jotka saavat viestin vastaanottajan toimimaan välittömästi. Toimintakehotteita ovat esimerkiksi “Varaa lippusi tänään!”, “Tilaa uutiskirjeemme!” tai “Tue hankettamme!”
Kun laadit sidosryhmäprofiileja, ota huomioon seuraavat tekijät:
- ikä ja sukupuoli
- maantieteellinen sijainti
- suhteenne sidosryhmään
- mitä ryhmä tarvitsee tai haluaa yhdistykseltänne
- mitä haluatte ryhmän tietävän, tekevän tai uskovan.
Tärkeimmät viestintäkanavat
Mikä on tehokkain tapa saada viestinne läpi eri kohderyhmille? Ennen kuin valitsette yhdistyksenne viestintäkanavat, pohtikaa seuraavia asioita:
Pohdittavaa kanavien valinnassa
- Mitkä ovat eri sidosryhmien mieluisimmat viestintäkanavat?
- Onko yhdistyksessäsi osaamista ja resursseja eri kanavien tehokkaaseen käyttöön?
- Mitä eri kanavien käyttö maksaa? (Esimerkiksi televisiomainos voisi olla tehokas, mutta se on myös todella kallis).
Mahdollisia viestintäkanavia
- Jäsenlehti
- Uutiskirje ja sähköposti
- Verkkosivut
- Facebook, Instagram ja muut sosiaaliset mediat
- WhatsApp-ryhmät
Testaa tietosi! Perhepäivän kohderyhmien viestintäkanavat.
Mitkä seuraavista viestintäkanavista sopivat parhaiten tapahtuman markkinointiin eri kohderyhmille? Valitse mielestäsi oikeat vaihtoehdot. Huomaa, että hyviä kanavia on useita.
Yhteenveto
Sidosryhmien tunnistaminen ja profilointi on tärkeä vaihe viestinnän suunnittelussa. Tutustu keskeisimpiin ihmisiin tai ryhmiin, joille haluat viestiä, ja kartoita heidän tarpeensa. Määrittele, mitä haluat jokaisen ryhmän tietävän, tekevän ja uskovan. Nimeä sitten parhaat viestintäkanavat, joiden kautta tavoitat kohderyhmäsi.