3. Mitä hallitus tekee?
Tässä osiossa perehdytään tarkemmin hallituksen vastuisiin, joihin kuuluvat johtaminen, toiminnan valvonta ja tilivelvollisuus sidosryhmille. Opit myös käytännön toimenpiteistä, joilla voidaan varmistaa, että nämä vastuut hoidetaan hyvin.
Luottamusjohdon avaintehtävät
Johtaminen
Luottamusjohto varmistaa, että yhdistyksellä on selkeä visio siitä, mitä se haluaa saavuttaa.
Luottamusjohto vastaa jäsenistön vahvistaman toimintasuunnitelman toimeenpanosta. Toimintasuunnitelman tarkoitus on edistää yhdistyksen aatteellisen tarkoituksen toteutumista. Joillain yhdistyksillä on myös pitemmän ajan strategia, joka ohjaa toimintasuunnitelman laatimista. Tavoitteiden tulee siis edistää pitkän ajan vision saavuttamista eli ne kertovat, mitä tehdään, jotta visio toteutuu.
Hallituksen jäsenten on oltava selvillä yhdistyksen arvoista. Yhdenvertaisuus, moninaisuuden arvostaminen ja ekologinen kestävyys ovat monesti yhdistystoiminnan ydintä, ja nämä arvot pyritään huomioimaan kaikessa toiminnassa. Hallituksen tulee itsekin toimia valittujen arvojen mukaan.
Jotta visio on mahdollista saavuttaa, hallituksen tulee varata ja hankkia tavoitteiden toteutumiseen tarvittavat resurssit.
Seuranta ja valvonta
Luottamusjohto vastaa toiminnasta ja varmistaa, että yhdistyksessä noudatetaan asianmukaisia toimintaa sääteleviä menettelytapoja ja käytäntöjä – alkaen turvallisuusmääräyksistä aina käteisen rahan käsittelyyn.
Näillä käytännöillä varmistetaan, että kaikki voivat osallistua yhdistyksen toimintaan turvallisesti, olivat he sitten työntekijöitä, jäseniä, asiakkaita tai vapaaehtoisia.
Luottamusjohdon tulee varmistaa, että yhdistys noudattaa kaikkia sen toimintaan liittyviä lakeja ja määräyksiä.
Riskinhallinta on yksi valvonnan keino, josta luottamusjohto on vastuussa: hallituksen tulee varmistaa, että yhdistys on varautunut ulkoisiin tekijöihin, jotka voivat estää sitä saavuttamasta tavoitteitaan.
Tilivelvollisuus
Luottamusjohdon on kyettävä selittämään ja perustelemaan yhdistyksen toiminta niin hyvässä kuin pahassa.
Luottamusjohto vastaa viime kädessä toiminnasta sidosryhmille. Sidosryhmät vaihtelevat yhdistyksestä riippuen, mutta pitävät yleensä sisällään ainakin lähiyhteisön, vapaaehtoiset, edunsaajat, henkilökunnan, viranomaiset ja rahoittajat.
On luottamusjohdon tehtävä huolehtia siitä, että yhdistyksen toiminta kestää julkisen valvonnan. Käytännössä tilivelvollisuus toteutuu usein yhdistyslaissa vaadittujen virallisten tilinpäätösasiakirjojen kautta. Hallitus allekirjoittaa asiakirjat.
Tilin- tai toiminnantarkastuksen jakamisen lisäksi yhdistyksen on hyvä kertoa toiminnastaan ennakoivasti ja läpinäkyvästi kaikille sidosryhmille ja suurelle yleisölle.
Miten luottamusjohto hoitaa johtamisen käytännössä?
Toimintasuunnitelma
Huolehtiakseen johtamisesta hallituksen tulee laatia kirjallinen toimintasuunnitelma, jossa määritellään, mitä yhdistys haluaa saavuttaa tulevalla toimintakaudella. On suositeltavaa, että se vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa. Näin varmistetaan, että kaikki mukana olijat ovat selvillä siitä, mikä on yhdistyksen suunta, ja he pystyvät tekemään töitä yhteisten tavoitteiden edistämiseksi.
Talousarvio ja varainhankintasuunnitelma
Luottamusjohto tukee kaikkia työntekijöitä ja vapaaehtoisia toimintasuunnitelman saavuttamisessa. Tämä edellyttää, että hallitus laatii talousarvion eli budjetin sekä varainhankintasuunnitelman, joiden avulla suunnitelmista tehdään totta.
Seuranta ja arviointi
On tärkeää, että luottamusjohto seuraa toimintasuunnitelmaa ja talousarviota säännöllisesti kokouksissaan sekä vaatii työntekijöiltä ja vapaaehtoisilta selvityksiä siitä, onko suunnitelmissa pysytty. Usein selvitykset toimitetaan hallitukselle toiminnanjohdon välityksellä.
Keskeinen luottamustehtävä: puheenjohtaja.
Puheenjohtajan tehtävä on tukea muita hallituksen jäseniä johtajuuteen liittyvissä tehtävissä huolehtimalla siitä, että myös hallitusta johdetaan esimerkillisesti. Puheenjohtaja huolehtii, että kokoukset ovat tehokkaita ja reiluja kaikkia osallistujia kohtaan ja että päätökset ovat puolueettomia. Hän varmistaa myös, että hallitus itse toimii tehokkaasti ja mahdolliset konfliktit käsitellään ja ratkaistaan. Yleensä puheenjohtaja edustaa yhdistystä myös ulospäin.
Miten luottamusjohto hoitaa seurannan ja valvonnan käytännössä?
Hyvä hallintotapa
Luottamusjohdolle tärkeä valvonnan työkalu on hyvä hallintotapa, johon sisältyvät toimintaohjeet ja käytännöt auttavat hallituksen jäseniä varmistamaan, että toiminta on tarkoituksenmukaista ja laillista. Hyvä hallintotapa määrittelee toimintaa, tekee siitä johdonmukaista ja toimii vakuutena kaikille yhdistyksen kanssa tekemisissä oleville: edunsaajille, työntekijöille, vapaaehtoisille, viranomaisille jne. Hyvä hallintotapa on helppo ymmärtää, se kattaa koko yhdistyksen toiminnan ja huomioi tarvittavan lainsäädännön ja säännökset. Siksi se toimii ohjenuorana ja sitä noudatetaan erilaisissa yhdistyksissä.
Voit tutustua tarkemmin hyvään hallintotapaan Sosten, Allianssin ja Valon julkaisemasta Yhdistysten hyvä hallintotapa -oppaasta.
Taloushallinto
Luottamusjohdolla on erityinen vastuu yhdistyksen taloushallinnosta, ja on tärkeää, että yhdistyksessä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja hyviä käytäntöjä kaikissa talouteen liittyvissä asioissa. Menojen ja kulujen seuranta sekä tehtävien hoitaminen niin, ettei synny esteellisyyttä tai eturistiriitoja, ovat hyvän taloushallinnon peruspilareita.
Riskienhallinta
Riskienhallintasuunnitelma on käytännön työkalu, jonka avulla hallitus voi varmistaa yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden. Riskien suunnitelmallinen käsittely ja kohtaaminen auttaa turvaamaan yhdistyksen toiminnan ja kaikkien siinä mukana olevien työskentelyrauhan.
Keskeinen luottamustehtävä: rahastonhoitaja
Rahastonhoitajan tehtävä on auttaa muita hallituksen jäseniä huolehtimaan siitä, että yhdistyksen taloutta hoidetaan asianmukaisesti. Rahastonhoitajalla tulisi olla jonkin verran kokemusta talouden valvonnasta ja budjetoinnista sekä intoa kirjanpitoon ja talousraporttien valmisteluun hallituksen seurattavaksi. Hänen tulisi myös kyetä neuvomaan muita hallituksen jäseniä talouteen liittyvissä asioissa kuten projektien kustannusvaikutuksissa ja varainhankinnassa. Yleensä rahastonhoitaja osallistuu aktiivisesti toiminnan- tai tilintarkastukseen liittyvien asiakirjojen laadintaan ja talousasioiden viestimiseen sidosryhmille.
Miten luottamusjohto hoitaa tilivelvollisuuden käytännössä?
Viralliset asiakirjat
Yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava kirjanpitolain mukaisesti. Jos yhdistyksen säännöt tai sidosryhmät edellyttävät sanallista kuvausta tilikauden toiminnasta, yhdistys laatii joko vapaamuotoisen kuvauksen kuten vuosikertomuksen tai kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen. Tilinpäätöstä, toimintasuunnitelmaa ja vuosikertomusta kannattaa hyödyntää viestinnässä, kun toiminnan tuloksista kerrotaan tärkeimmille sidosryhmille.
Säännöllinen viestintä
Yhdistysten olisi myös tärkeä olla oma-aloitteisia tilivelvollisuuden suhteen. Tämä onnistuu tunnistamalla sidosryhmät, joilla on syytä olla kiinnostuneita toiminnasta ja viestimällä säännöllisesti yhdistyksen kuulumisia. Yksi keino tähän ovat nettisivut, joilta löytyy päivitettyä ja ajankohtaista tietoa toiminnan vaikutuksista ja siitä, miten yhdistys käyttää varojaan. Luottamusjohdon kannattaa myös pohtia, miten sidosryhmiä osallistetaan ja kuullaan yhdistyksessä etenkin silloin, kun suunnitteilla on uutta toimintaa.
Hallituksen tehtävä on varmistaa, että jäsenistöllä on mahdollisuus tuoda esiin toimintaan liittyviä toiveita ja kysymyksiä, jotta kaikki esiin nousevat ongelmat ja huolet voidaan käsitellä sujuvasti.
Keskeinen luottamustehtävä: sihteeri.
Sihteerin tehtävä on hallitustyöskentelyn kannalta keskeinen. Hän vastaa yleensä hallituksen kokousten valmisteluista yhdessä puheenjohtajan kanssa. Kokoustilanteissa sihteeri toimii puheenjohtajan apuna, eli hän kirjaa ylös puheenvuoropyynnöt, auttaa äänestysjärjestyksen laatimisessa ja huolehtii siitä, että pöytäkirjoista käyvät selkeästi ilmi tehdyt päätökset perusteluineen. Lisäksi sihteeri voi vastata yhdistyksen jäsenkokousten (vuosikokous tai kevät- ja syyskokous) järjestelyistä. Näissä kokouksissa hallitus vastaa virallisesti yhdistyksen jäsenille siitä, miten toimintaa on toteutettu. Sihteerin tehtäviin voi myös kuulua jäsenrekisterin hoitaminen ja asiakirjojen pitäminen ajan tasalla.
Testaa tietosi! Vastuunjako yhdistyksessä
Luottamusjohdon vastuulla olevat tehtävät
- Laatii realistisen toimintasuunnitelman, jossa määritellään, miten yhdistys aikoo saavuttaa tavoitteensa seuraavan vuoden aikana.
- Tunnistaa toimintaan mahdollisesti vaikuttavat riskit ja laatii riskienhallintasuunnitelman.
- Varmistaa, että yhdistys noudattaa lakia ja säädöksiä.
- Laatii toimintavuoden talousarvion ja suunnittelee rahoituksen hankkimista.
- Huolehtii, että yhdistyksessä noudatetaan talouteen liittyviä hyviä käytäntöjä.
- Varmistaa, että yhdistyksessä on läpinäkyvä toimintatapa mahdollisten valitusten käsittelyyn.
- Tunnistaa yhdistyksen sidosryhmät.
- Sopii, miten eri sidosryhmiin pidetään yhteyttä.
- Seuraa yhdistyksen vision ja mission toteutumista säännöllisin väliajoin.
Testaa tietosi! Johtaminen, seuranta ja valvonta vai tilivelvollisuus?
Tutustu kolmeen tehtäväkuvaukseen. Vastaa sen jälkeen alla olevaan kyselyyn ja valitse, liittyvätkö kokonaisuudet johtamiseen, seurantaan ja valvontaan vai tilivelvollisuuteen?
Yhteenveto
Luottamusjohdolla on yhdistyksessä keskeinen rooli: johtamisen, seurannan ja valvonnan sekä tilivelvollisuuden toteutumisesta huolehtiminen. Tämä tarkoittaa, että hallituksen jäsenten tulee olla selvillä vastuistaan ja tehtävistään ja siitä, miten niitä hoidetaan. Hallituksessa toimiminen on todella palkitsevaa, mutta myös vaativaa ja aikaa vievää. On tärkeää, että hallituksen toimintatavoista on sovittu yhteisissä pelisäännöissä ja kaikki ovat valmiita sitoutumaan tehtäviinsä. Luottamusjohdolla on myös lain mukaan vastuu toiminnasta.