5. Mikä tekee luottamusjohdosta tehokkaan?
Tässä osiossa opit, miten voidaan varmistaa, että hallitustyöskentely on mahdollisimman tehokasta. Osiossa käydään läpi työskentelyä tehostavia konkreettisia keinoja sekä asioita, jotka voivat häiritä tehokasta työskentelyä.
Mistä on tehokas hallitustyöskentely tehty?
Alla on joitakin tehokkaan hallituksen toimintatapoja, joita tehtävänsä ymmärtävä ja sitä hyvin hoitava hallitus käyttää.
Selkeä missio ja arvot
Tehokas luottamusjohto on selvillä ja yksimielinen yhdistyksen missiosta eli perustehtävästä sekä arvoista. Tämä edellyttää keskustelua ja yhteisen tahtotilan löytämistä siitä, mitä halutaan saavuttaa. Tällöin jokainen hallituksen jäsen sitoutuu edistämään näitä asioita omalla panoksellaan ja osaamisellaan. Mission säännöllinen arviointi ja tarkastelu sekä siihen uudelleen sitoutuminen antaa hallitukselle uutta energiaa ja muistuttaa yhteisestä motivaatiosta ja tarkoituksesta.
Yhteistyökyky
Hallitustyöskentely perustuu yhteistyöhön, mikä voi välillä olla haastavaa. Yhteistyökyky ja tiimitaidot ovatkin tehokkaalle luottamusjohdolle olennaisia ominaisuuksia. Ne edellyttävät, että jokaisella on selkeä kuva omasta ja muiden roolista ja vastuista. Yleensä puheenjohtaja on avainasemassa kannustamassa muita hallituksen jäseniä hyvään yhteistyöhön. Myös yhteistyö muiden organisaatioiden kanssa on tärkeää, koska sillä voidaan saavuttaa toiminnalle lisää vaikuttavuutta ja näkyvyyttä.
Taito esittää olennaisia kysymyksiä
Luottamusjohto, joka osaa kysyä huolella harkittuja kysymyksiä itseltään ja koko organisaatiolta, tekee työnsä hyvin. On tärkeää, että hallituksen jäsenet ovat itse aktiivisesti kiinnostuneita kaikesta yhdistyksen toiminnasta, paneutuvat huolella saamaansa materiaaliin ja raportteihin ja pohtivat niiden merkitystä. Tällöin he pystyvät kysymään olennaisia kysymyksiä toiminnasta ja siihen liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista ja näin kehittämään yhdistystä.
Moninaisuuden arvostaminen
Ympäröivän yhteisön monimuotoisuutta edustava luottamusjohto on tehtävässään vahvempi ja tehokkaampi. Erilaisista jäsenistä koostuva hallitus osaa huomioida eri näkökulmia ja pystyy siten palvelemaan yhteisöään paremmin. Hallitukseen tulisikin pyrkiä saamaan toimintaan mukaan monipuolista osaamista: edunsaajien tarpeiden tuntemusta, taloushallinnon ja varainhankinnan osaamista, lakiasioiden tuntemusta sekä viestinnän ja käytännön toiminnan kokemusta. Olennaista on tunnistaa osaaminen, jota yhdistyksen luottamusjohdossa erityisesti tarvitaan ja etsiä jäseniä sen perusteella. On hyvä pysähtyä miettimään, puuttuuko hallituksesta jokin ääni tai näkökulma ja pohtia, miten se saataisiin myös mukaan.
Itsearviointi
Itsearviointi tukee tehokasta hallitustyöskentelyä. Voidakseen kehittyä on luottamusjohdon pohdittava, miten hyvin se pärjää yksilötasolla ja tiiminä. On hallituksen vastuulla tunnistaa, missä asioissa se toimii hyvin ja missä olisi parannettavaa. Hallituksen täytyy myös suunnitella, miten se pysyy uudistumiskykyisenä ja eteenpäin katsovana ja mistä se löytää uusia jäseniä.
Mistä tehoton hallitustyöskentely johtuu?
Päämäärättömyys, puutteellinen riskienhallinta ja konfliktit voivat johtaa tehottomaan hallitustyöskentelyyn.
Päämäärättömyys
Luottamusjohto, joka ei itse ole selvillä perustehtävästä eli missiosta, ei voi toimia suunnannäyttäjänä muille. Tällöin on vaarana, että yhdistys ei onnistukaan vastaamaan yhteisön tarpeisiin, vaan se päätyy tekemään vääriä asioita ja jopa luomaan lisää ongelmia auttamisen sijaan. Tämä voi johtaa sekaannuksiin ja konflikteihin, joiden seurauksena yhdistys junnaa paikoillaan tai menettää sidosryhmien luottamuksen ja tuen – ja lopulta lakkaa olemasta.
Puutteellinen riskienhallinta
Jos luottamusjohto ei onnistu itsearvioinnissa eikä osaa kysyä olennaisia kysymyksiä, yhdistys voi ryhtyä riskialttiisiin toimiin ilman selkeitä ohjeita. Tämä voi vaarantaa yhteisen perustehtävän eli mission ja kaikki yhdistyksen toiminnassa mukana olevat.
Konfliktit
Konflikteja syntyy helposti, jos vastuunjako eri toimijoiden välillä ei ole selkeä tai tehtävien rajoja ei ole ymmärretty. Jos yhteistyötä eri toimijoiden välillä ei ohjata selkeästi ja tehokkaasti, konfliktit ovat todennäköisiä. Tämä voi aiheuttaa vakavia ongelmia hallitustyöskentelylle ja vahingoittaa eri toimijoiden suhteita ja yhdistyksen mainetta. Joskus lopputuloksena on, että tärkeät avainhenkilöt jättävät tehtävänsä ja toisinaan koko yhdistys purkautuu.
Hallitustyöskentely: johtaminen
Miten varmistatte luottamusjohdon keskittymisen missioon ja arvoihin? Miten varmistatte, että luotte hyvää yhteistyön toimintakulttuuria organisaation sisällä ja ulkopuolella?
Keskittyminen missioon ja arvoihin
- Tiivistäkää yhdessä missio yhdeksi lauseeksi ja valitkaa arvot, joihin yhdistyksen toiminta perustuu.
- Miettikää, miten näistä viestitään sidosryhmille ja muille yhdistyksestä ja sen toiminnasta kiinnostuneille.
- Arvioikaa edistymistä suhteessa yhteiseen missioon.
- Mitatkaa ja juhlistakaa etenemistä, mutta pysykää samalla hereillä sen suhteen, mitä tavoitteita, virstapylväitä tai arvoja ei ole vielä saavutettu.
- Arvioikaa missiota ja visiota säännöllisesti.
Yhteistyön edistäminen
- Toimikaa esimerkkinä muille varmistamalla, että hallitus itse työskentelee sujuvasti tiiminä.
- Kannustakaa koko organisaatiota yhteistyöhön ja luokaa avointa ja toisia kunnioittavaa ilmapiiriä.
- Kartoittakaa yhteistyömahdollisuuksia muiden organisaatioiden kanssa: etsikää jaettuja tavoitteita, joiden parissa voitte puolustaa yhteisiä etuja ja hyötyä toisistanne.
Hallitustyöskentely: seuranta ja valvonta
Miten varmistatte, että yhdistyksessä osataan kysyä olennaisia ja toisia kunnioittavia kysymyksiä?
- Varmistakaa, että jokainen toiminnassa mukana oleva ymmärtää roolinsa ja vastuunsa.
- Varmistakaa, että jokaiselle yhdistyksessä työskentelevälle vapaaehtoiselle on laadittu selkeä kirjallinen tehtävänkuva.
- Huolehtikaa, että luottamusjohdon, työntekijöiden ja vapaaehtoisten väliset suhteet ovat kunnioittavat ja kannustavat.
- Kertokaa selkeästi, millaista tiedonvaihtoa ja raportointia luottamusjohtona edellytätte työntekijöiltä ja vapaaehtosilta.
Hallitustyöskentely: tilivelvollisuus
Miten varmistatte, että hallitus muodostetaan niin, että se heijastaa ja kunnioittaa ympäröivän yhteisön monimuotoisia taustoja ja näkökulmia? Miten varmistatte, että hallitus arvioi omaa toimintaansa?
Erilaisuuden kunnioittaminen
- Arvioikaa säännöllisesti luottamushenkilöiden osaamista, taustoja ja näkökulmia suhteessa ympäröivään yhteisöön.
- Jos hallituksella ei ole riittävää ymmärrystä yhteisön erilaisista tarpeista, sen tulee pohtia, miten asia korjataan.
- Vuorovaikutus sidosryhmien kanssa ja säännöllisen palautteen kerääminen voi myös auttaa paikantamaan mahdollisia puutteita.
Itsearviointi
- Ottakaa vähintään kerran vuodessa aikaa hallitustyöskentelyn arviointiin: missä menee hyvin ja missä voitaisiin parantaa.
- Hallituksen jäsenet voivat tehdä arvioinnin ensin itsenäisesti ja sitten yhdessä. Jos ongelmakohtia löytyy, niihin kannattaa tarttua ja etsiä ratkaisuja yhdessä.
- Luottamusjohdon täytyy huolehtia, että hallitus uudistuu: uudet jäsenet ja näkökulmat takaavat osaltaan yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden tulevaisuudessa.
Testaa tietosi! Tehokas hallitustyöskentely
Tutustu viiteen tehokkaan hallitustyöskentelyn osa-alueeseen. Vastaa sen jälkeen alla olevaan kyselyyn ja valitse, mihin kysymyksen tunnusmerkkiin osa-alueet liittyvät.
Yhteenveto
Onnistuakseen missionsa toteuttamisessa yhdistys tarvitsee tehokkaan luottamusjohdon ohjaamaan toimintaa. Riippuu hallituksen jäsenistä, toteuttavatko he tätä johtamistehtävää onnistuneesti, joten heidän on tärkeä ymmärtää oma vastuunsa asiassa.
Yhdistyksen hallinnon roolin ymmärtäminen on ensimmäinen askel sen varmistamisessa, että luottamusjohto toimii mahdollisimman tehokkaasti.